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In questa mettiamo a disposizione alcuni consigli utili su come aprire un ufficio postale privato, spiegando quanto costa, cosa serve e quali sono i requisiti.
Da alcuni anni i servizi postali sono stati liberalizzati, e oggi qualsiasi privato può aprire un’attività di ufficio postale e svolgere un ruolo del tutto simile ad una sede delle Poste nazionali. Le modalità per iniziare questo tipo di percorso imprenditoriale sono due:, aprire un’attività totalmente indipendente, oppure affiliarsi ad un marchio in franchising. In entrambi i casi, la possibilità di aprire un ufficio postale privato è risultata di grande vantaggio per molti piccoli imprenditori, che hanno deciso di dare inizio ad un business efficace, interessante e di successo. Un successo dovuto soprattutto alla gamma di servizi che un ufficio postale privato è in grado di offrire, molto più ampia al confronto con una struttura tradizionale. Certo, occorre considerare che si tratta di un’attività piuttosto complessa, nella quale sono necessarie doti di precisione, rapidità ed efficienza. Per questo motivo, prima di decidere, è importante capire in cosa consiste esattamente il lavoro svolto da un ufficio postale privato.
Di base, un ufficio postale privato è assimilabile a quello delle Poste tradizionali, posta celere, raccomandate, buste e pacchi da gestire, smistare e recapitare. Un ufficio postale di questo tipo può essere abilitato anche per instaurare un eventuale rapporto di collaborazione con una sede delle Poste Italiane, non è raro che in alcune determinate zone, il servizio postale statale sia abbastanza scarso, con la conseguente scelta da parte dell’ente nazionale di appoggiarsi ad imprese private. Ai servizi postali di base si possono poi aggiungere attività alternative, quali possono essere fotocopie, fax, telegrammi, stampa di cartoline e biglietti, vendita di prodotti di cancelleria e cartoleria. La scelta dipende dal proprio budget, dallo spazio commerciale a disposizione, dalle competenze personali e dalla presenza o meno di collaboratori.
Cosa Serve per Aprire un Ufficio Postale Privato
Prima di aprire l’attività è necessario avere già a disposizione lo spazio per la sede, che deve essere sufficientemente ampio, situato possibilmente in una via piuttosto frequentata. L’ideale è una zona centrale, facilmente raggiungibile sia a piedi che in auto o con mezzi pubblici, e situata nelle vicinanze di aziende, uffici pubblici e privati e scuole.
Come per ogni altra attività indipendente, si consiglia di redigere un business plan dettagliato, al fine di avere un’idea precisa su quelle che saranno le spese di apertura, i costi di gestione e gli utili nei primi anni di lavoro, e valutare la necessità di chiedere un finanziamento.
Per avere un buon riscontro economico dalla gestione di un ufficio postale privato è necessario prima di tutto impostare una strategia vincente e offrire servizi di alta qualità a prezzi competitivi. In genere, si tratta di un’attività di successo soprattutto nelle zone densamente abitate, dove magari la posta tradizionale non è in grado di offrire un servizio sufficiente, per questo motivo è necessario uno studio preliminare del territorio piuttosto approfondito, al fine di rendersi conto quanto possa essere utile questo tipo di presenza nella zona di riferimento.
Attualmente le Poste Italiane traggono la maggioranza degli utili non dai servizi tradizionali, ovvero lo smistamento e il recapito della corrispondenza, ma dalla vendita di prodotti finanziari, bancari e assicurativi. La crisi verificatasi negli ultimi anni è dovuta soprattutto allo sviluppo di Internet e al diffondersi dei servizi postali digitali, di conseguenza, per poter offrire una valida alternativa, è necessario saper proporre un servizio ampio, diversificato e soprattutto valido e professionale.
Requisiti per Aprire un Ufficio Postale Privato
Come ogni start up, anche l’avvio di un ufficio postale privato richiede una serie di operazioni burocratiche precise, apertura della partita Iva, iscrizione alla Camera di Commercio locale, al Registro delle Imprese e all’Inps, autorizzazione ministeriale e licenza.
Talvolta le autorità comunali di riferimento richiedono la certificazione di inizio attività, SCIA, per evitare problemi di inadempienza si consiglia di informarsi presso gli uffici municipali competenti.
La maggioranza di queste operazioni possono essere effettuate direttamente online, tuttavia, nel caso in cui non si fosse particolarmente informati, la soluzione migliore è quella di rivolgersi ad un commercialista o richiedere l’assistenza da parte di un ente certificato, le associazioni dei commercianti e i sindacati offrono spesso servizi di questo tipo.
Costi per Aprire un Ufficio Postale Privato
Oltre ai vari adempimenti fiscali e contributivi, permessi, licenze, autorizzazioni varie e all’assistenza di un commercialista o comunque di un consulente esperto, è necessario considerare le spese di acquisto, ristrutturazione e adeguamento o di affitto dello spazio commerciale, l’arredamento e l’acquisto di macchine e strumenti vari. Per un ufficio di piccole dimensioni le spese di partenza possono aggirarsi attorno ai 20 o 25 mila euro.
Per quanto riguarda la gestione, oltre alle normali spese di manutenzione del locale, degli impianti e delle attrezzature e agli oneri fiscali e contributivi previsti dalla legge, è necessario considerare le diverse utenze e l’eventuale presenza, fissa o periodica, di dipendenti e collaboratori.
Chi desidera maggiore sicurezza, oltre ad un’assistenza professionale e ad una strategia già collaudata, può scegliere di aprire un ufficio postale avvalendosi di un marchio in franchising. Oggi il mercato offre diverse opportunità di apertura di uffici postali privati in franchising gestiti da marchi abbastanza noti, e in tutte le città è possibile trovare punti vendita di questo tipo, in grado di proporre servizi di alta qualità a prezzi senza dubbio vantaggiosi. La scelta del franchising comporta costi di apertura talvolta anche relativamente alti, visto che includono l’affitto di macchine e attrezzature e la presenza di un arredamento e un allestimento specifico, ma offre al contempo la solidità di un marchio noto e di una strategia studiata in ogni particolare, comprovata e perfettamente allineata con le esigenze attuali.
In genere, avvalendosi di questa possibilità, i costi di partenza variano da 10 mila a 20 mila euro, in relazione al marchio di affiliazione, al tipo di contratto e alle caratteristiche del punto vendita aperto. Talvolta il brand potrebbe richiedere alcuni requisiti specifici, per esempio la disponibilità di un locale di ampiezza non inferiore a certi limiti imposti o l’ubicazione in un comune con un certo numero di abitanti, ma costituisce comunque una buona soluzione, soprattutto per chi non ha esperienza in questo genere di servizi.
Un ufficio postale affiliato ad un marchio in franchising può proporre servizi di diverso genere, in base alle esigenze e alle disposizioni della casa madre. Di base, un ufficio postale in franchising offre tutte le attività tipiche delle poste tradizionali, spedizione pacchi, gestione raccomandate, smistamento e recapito corrispondenza, oltre ad attività accessorie di vario genere: pagamento di bollettini postali e utenze, telefonia, trasferimento di denaro, vendita di prodotti finanziari, ufficio di assistenza CAF e così via.
Come risulta essere facile capire, anche se alcuni marchi di franchising includono nel contratto corsi di formazione dedicati, alcuni servizi richiedono la presenza di operatori esperti, potrebbe quindi essere necessario disporre di qualche collaboratore che sappia gestire questo tipo di operazioni. Del resto, l’abbinamento di attività accessorie a quelle di un semplice ufficio postale offrono la possibilità di incrementare anche notevolmente gli utili. Di solito, i marchi di affiliazione delle attività di ufficio postale in franchising garantiscono un eccellente servizio di assistenza e un supporto professionale sia per le operazioni di apertura che di gestione dell’attività. Ovviamente, come avviene per qualsiasi altra attività in franchising, occorre rispettare le regole imposte e gestire l’attività secondo quanto stabilito in fase di contratto.
Come Aprire un Ufficio Postale Privato in Franchising
Sul mercato sono presenti diversi brand di affiliazione per le poste in franchising, più o meno noti ma in genere tutti abbastanza affidabili. Solitamente, l’affiliazione prevede la firma di un contratto al quale corrisponde una quota iniziale e un canone annuale variabili, a cui si aggiunge talvolta il costo relativo alla fornitura del software gestionale.
A fronte di questo investimento vengono forniti, oltre al software, tutta la modulistica, i timbri, le insegne del negozio, la possibilità di avvalersi di un corriere per il recapito di buste e pacchi e un percorso di formazione e aggiornamento dedicato. Dopo la firma del contratto, il punto vendita in franchising è pronto e operativo in una settimana circa.
La presenza di un ufficio postale rapido ed efficiente è molto importante per garantire a tutte le persone della zona un servizio utile, evitando di perdere tempo e usufruendo di una struttura efficiente e professionale. Naturalmente, una volta iniziata l’attività, è necessario essere in grado di fidelizzare i clienti e di farsi conoscere specialmente presso studi legali e notarili, scuole, uffici tecnici e tutti quei contesti in cui avviene un notevole flusso di corrispondenza.
L’attività richiede normalmente un ufficio di medie dimensioni, circa 50 metri quadri, situato in una zona strategica e raggiungibile da ogni parte della città. Il costo dell’affitto può risultare anche piuttosto elevato, ma solo in questo modo è possibile poter contare su di un’utenza di cliente abbastanza ampia da garantire la copertura delle spese e un eccellente margine di utile, in moda da soddisfare le linee guida del brand.
Alcuni marchi offrono l’opportunità di aprire quella che è una vera agenzia di servizi, in grado di rispondere a diverse necessità nel contesto dei servizi alle imprese ed ai privati. Accanto alla classica attività di ufficio postale possono essere proposti servizi logistici, grafica e stampa, prenotazioni di biglietti aerei e ferroviari, attivazione di contratti per la fornitura di energia elettrica, gas e telefonia e altro.
Nel momento in cui si sceglie il marchio di franchising, se l’intenzione è quella di fornire una serie più ampia e completa di servizi, la soluzione migliore è quella di orientarsi verso questo tipo di soluzione, ovviamente solo nel caso in cui si disponga di capacità tecniche e relazionali sufficienti.
