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In questa mettiamo a disposizione alcuni consigli utili su come aprire un coworking, spiegando quanto costa, cosa serve e quali sono i requisiti.
Il coworking costituisce oggi un business interessante, soprattutto per chi dispone di uno spazio libero e accessibile. L’evoluzione del mondo del lavoro, ha consentito lo sviluppo di nuove opportunità, la nascita di attività innovative, il diffondersi della libera professione e delle start up ispirate alle forme moderne di imprenditoria, ed ha incrementato la richiesta di ambienti utilizzabili come sede operativa e proposti a prezzi competitivi.
Il sistema del coworking nasce sulla base della sharing economy, ovvero della condivisione di un business, così come si può condividere una proprietà. Sotto l’aspetto dell’economia, la condivisione è uno stile di comportamento che mira a contenere i consumi, e quindi le spese, e ad ottimizzare le risorse e le tecnologie. Allo stesso modo, il coworking consiste nel condividere uno spazio di lavoro, con il vantaggio dei costi notevolmente ridotti, e la possibilità di interagire con altri professionisti, e di instaurare talvolta interessanti collaborazioni, creando una sorta di comunità. Lavorare in queste condizioni, può diventare una vera opportunità di business sia per i professionisti stessi che per chi offre lo spazio in affitto.
I clienti di un centro coworking non sono necessariamente tutti giovani e neolaureati. La decisione di evitare i costi relativi ad un ufficio tradizionale e di usufruire di uno spazio condiviso riguarda un range di professionisti molto ampio, manager, persone che operano nel settore dei servizi e della tecnologia, ma anche artigiani e piccoli imprenditori che hanno bisogno di una sede temporanea al di fuori dalla loro zona di residenza. Oltre, naturalmente, a tutti quei lavoratori autonomi che, per qualsiasi ragione, non possiedono un ufficio ma necessitano di averne uno, già attrezzato e pronto per l’uso. Spesso si tratta anche di dipendenti che, in accordo con il datore di lavoro, e magari a causa del trasferimento della sede dell’azienda, scelgono la soluzione di uno spazio in coworking per evitare di percorrere ogni giorno lunghi tratti di strada per raggiungere l’ufficio.
Chi possiede un immobile, uno o più appartamenti sufficientemente ampi, una palazzina, un ampio seminterrato o una struttura commerciale inutilizzata, se non desidera vendere la proprietà, ha due possibilità, affittarla a un privato o a una società, oppure suddividerla in più spazi e metterla a disposizione di un certo numero di professionisti. Questa seconda ipotesi permette di moltiplicare gli introiti, ma non solo, affittando un immobile come sede di un’unica attività, può trasformarsi in un danno economico nel caso in cui il titolare decidesse di cessare o di trasferirsi. La condivisione, al contrario, offre la possibilità di un continuo turn over, qualora uno o più degli affittuari decidano di trasferire la propria sede altrove, non sarà difficile trovarne altri.
Cosa Serve per Aprire un Coworking
A meno che non si possieda già un immobile da modificare e offrire in affitto, è importante, prima di tutto, analizzare con attenzione la zona in cui si desidera operare. Per avere una certa visibilità, e la certezza di un numero sufficiente di richieste, è importante che la struttura sia ubicata in un’area commerciale, sede di aziende e di uffici e servita dai mezzi pubblici.
Le grandi città, in genere, offrono maggiori opportunità di successo, ma comportano anche una notevole concorrenza, per ricevere un riscontro positivo è importante proporre un servizio completo, innovativo e possibilmente diversificato dal resto del mercato. Occorre considerare che il target di riferimento per questo tipo di struttura è costituito da liberi professionisti, in maggioranza molto giovani, creativi o esperti di tecnologie di ultima generazione: scegliere un quartiere nuovo e fornito di infrastrutture all’avanguardia è sicuramente una soluzione vantaggiosa.
Per la realizzazione di un insieme di uffici da utilizzare come sede di coworking, è necessario avere a disposizione un immobile sufficientemente ampio, almeno 250 metri quadri, adeguatamente attrezzato con luce, riscaldamento, impianto di climatizzazione, cablaggio a fibra ottica e wifi accessibile in tutta l’area. Oltre agli uffici, è importante allestire almeno un’area break con macchina del caffé e salottino, una biblioteca e una sala di lettura, una sala riunioni e uno spazio eventi, usufruibili su prenotazione sia da chi si avvale dello spazio condiviso che da utenti esterni, per organizzare seminari, presentazioni e meeting di carattere professionale.
Per ottenere un risultato esteticamente interessante, sarebbe opportuno rivolgersi ad un architetto o ad un interior designer, in modo da allestire l’ambiente con uno stile originale e raffinato, un arredamento minimalista e finiture curate, ideale anche per professionisti di alto livello.
Come ogni attività che ha a che fare con aziende e professionisti, una strategia di marketing mirata e una campagna pubblicitaria possono essere più che determinanti ad aprire la strada verso il successo. Un ottimo strumento di promozione è costituito da un sito fatto bene, e una presenza sufficientemente attiva sui social, offrendo promozioni ai nuovi clienti, quali possono essere giornate gratuite e periodi a prezzo ridotto.
Risulta essere indispensabile valutare le necessità degli ospiti, e impegnarsi per assecondarle, cercando di proporre servizi aggiuntivi in base alle diverse richieste. A tale riguardo sono utilissimi i social, dove una buona idea è quella di proporre, almeno periodicamente, una sorta di mini sondaggio. In riferimento al target di clienti, l’ufficio in condivisione potrebbe essere fornito di un servizio di smistamento della corrispondenza e di piccoli lavori di segreteria, di un’area ristorazione con servizio di catering, di una reception che si occupi di soddisfare le necessità degli ospiti, dalla prenotazione di alberghi e biglietti aerei al reperimento di una lavanderia nella zona. Un’idea interessante potrebbe essere anche quella di stipulare delle convenzioni con un residence o un bed and breakfast e con qualche ristorante, ideali per chi, oltre all’ufficio temporaneo, necessita per qualche giorno anche di una sistemazione.
Quando si ospitano persone per più giorni, anche in un ufficio, le precauzioni non sono mai troppe. Prima di accettare chiunque si presenti a chiedere una postazione di lavoro temporanea, è importante controllare i documenti, e informarsi sul tipo di attività svolta e sui motivi per cui si rende necessario lo spazio in coworking.
Una maggiore tutela è data dallo stipulare sempre un regolare contratto con ogni cliente, importante per difendere e proteggere entrambi. Il contratto permetterà ai clienti di essere sicuri sotto l’aspetto della privacy, e al proprietario di esigere l’impegno a rispettare una serie di norme di comportamento indispensabili, tra cui il divieto di navigare in aree del web con contenuti illegali e di svolgere attività non permesse dalla legge all’interno degli uffici.
Risulta essere importante che i clienti forniscano una motivazione precisa e comprovata della decisione di affittare un ufficio temporaneo. Risulta essere comunque consigliabile installare un sistema di antifurto e allarme correlato ad un impianto di videosorveglianza, per garantire la protezione totale di ogni ambiente ed essere a conoscenza di quanto accade all’interno dei locali.
Requisiti per Aprire un Coworking
Qualsiasi progetto di imprenditoria, autoimpiego e lavoro autonomo comporta una scelta non facile. Lavorare per conto proprio è interessante e sicuramente offre grandi soddisfazioni, ma costituisce anche un impegno notevole e richiede un investimento sia in termini economici che di tempo e risorse personali.
Se l’attività riguarda due o più persone, è necessario stabilire quale tipo di società creare, per poi ufficializzarla presso uno studio notarile. Come ogni altro lavoro autonomo, anche il coworking richiede l’apertura della Partita Iva, della posizione Inps e Inail, la dichiarazione di inizio attività presso le autorità comunali e la valutazione dei rischi e agibilità della struttura da parte dell’Asl e dei Vigili del Fuoco. Per evitare di dimenticare qualche elemento importante o di effettuare errori, è consigliabile rivolgersi ad un commercialista.
Un’alternativa interessante potrebbe essere quella del franchising, aprire una struttura di coworking in franchising significa avere a disposizione una consulenza specialistica e un’assistenza continua da parte di uno staff di esperti. Si tratta di una soluzione da prendere in considerazione, anche se sotto alcuni aspetti potrebbe essere un po’ limitativa.
A livello di preparazione tecnica e competenze, aprire questo tipo di attività non richiede conoscenze particolari, a parte un certo spirito imprenditoriale e della capacità di organizzazione e interazione. Risulta essere tenere conto che l’utenza sarà costituita in grande parte da professionisti e dirigenti, per tale ragione occorre saper dimostrare affidabilità, serietà e competenza, oltre ad un’ottima abilità nel relazionarsi.
Costi per Aprire un Coworking
I costi di avvio per questo tipo di attività variano molto in relazione alla superficie dei locali a disposizione, ovviamente per chi dispone di uno spazio vuoto idoneo ad essere utilizzato, l’investimento di start up si riduce di molto.
In caso contrario, reperire e prendere in affitto una struttura idonea, specialmente in una città importante, comporta un costo molto elevato. Occorre però considerare che talvolta, anche nelle grandi città, specialmente le zone periferiche possono rivelarsi di sicuro interesse. Un suggerimento è quello di chiedere informazioni presso le autorità comunali, non è raro che i Comuni offrano ampi spazi sfitti e inutilizzati a disposizione di giovani imprenditori che desiderino dare origine a forme di economia innovativa, creando magari nuovi posti di lavoro e valorizzando il territorio.
All’affitto della struttura immobiliare si aggiungeranno poi i costi di ristrutturazione e rimodernamento, l’acquisto dell’arredamento e delle attrezzature tecnologiche e informatiche, l’attivazione delle varie utenze e della connessione web e la presenza, se necessario, di personale qualificato.
Risulta essere importante informarsi riguardo ai finanziamenti a fondo perduto e ai prestiti agevolati che le Regioni e l’Unione Europea mettono spesso a disposizione per i giovani imprenditori.
Conclusioni
Il coworking è un’attività destinata a svilupparsi e a diffondersi sempre di più, considerando l’evoluzione del mercato del lavoro, la probabile modifica delle forme di occupazione tradizionale verso attività di autoimprenditoria. Risulta essere l’attività adatta a chi desidera operare in un settore in via di espansione, così come di chi possiede uno spazio inutilizzato dal quale vuole ricavare un utile. Risulta essere un settore che molto probabilmente offrirà possibilità di reddito sempre più elevate.
