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In questa mettiamo a disposizione alcuni consigli utili su come aprire un’agenzia di servizi e disbrigo pratiche, spiegando quanto costa, cosa serve e quali sono i requisiti.
Un’agenzia di servizi e disbrigo pratiche è sostanzialmente un ufficio aperto al pubblico che si occupa, appunto, di gestire pratiche burocratiche e amministrative conto terzi e di svolgere in diversi contesti un ruolo da intermediario, rivolgendosi sia ai privati che alle piccole aziende, agli artigiani, ai liberi professionisti e a chiunque si trovi a dovere affrontare questo tipo di incombenze ma non disponga di alcuna competenza utile.
Svolgere il servizio di disbrigo pratiche significa supportare i cittadini e le piccole imprese nell’affrontare ogni necessità di carattere burocratico, impegnandosi a mantenere i rapporti con gli uffici e gli enti pubblici, quali possono essere l’Agenzia delle Entrate, la Camera di Commercio locale, l’Inps, le Prefetture, i Tribunali, i Comuni, le Regioni e così via.
Per chi desidera intraprendere un’attività indipendente, dove alla base vi è la comunicazione e l’interazione con gli altri, e non è infastidito nel frequentare uffici pubblici di ogni genere, aprire un’agenzia di servizi e disbrigo pratiche oggi può essere considerata un’idea più che interessante.
In sostanza, il ruolo di un’agenzia di questo tipo è quello di evitare ai privati, ai professionisti e alle imprese, che non dispongono di personale addetto al loro interno, la perdita di tempo normalmente richiesta nell’espletamento di ogni genere di pratica, nella risoluzione di problemi di varia natura e nella richiesta di documenti, certificati, autorizzazioni, permessi e altro, con l’ulteriore intento di risolvere qualsiasi genere di disguido.
L’ambito di lavoro per un’agenzia di questo tipo è davvero molto ampio, dalla gestione dei rapporti con banche e assicurazioni, alle informazioni commerciali, alla fornitura di servizi per le agenzie immobiliari, gli studi legali o commercialisti e gli uffici stampa, al servizio di assistenza clienti, alle spedizioni, al supporto ai privati nella ricerca di un professionista o nel richiedere documenti e permessi.
In base alle proprie competenze o attitudini, è possibile aprire un’agenzia che si occupa di uno specifico settore professionale, oppure un centro multiservizi che prevede un più ampio raggio di attività. In ogni caso è un’attività che può garantire ottime soddisfazioni e gratificazioni, privati e aziende si trovano spesso obbligati ad affrontare la necessità di recarsi presso sportelli e uffici di ogni sorta, e la possibilità di affidarsi ad un esperto non solo evita di perdere tempo, ma garantisce una maggiore sicurezza e tranquillità.
Requisiti per Aprire un’Agenzia di Servizi e Disbrigo Pratiche
Per offrire un servizio completo, è importante essere in grado di garantire determinate competenze o, in alternativa, potere contare su validi collaboratori che, oltre alle conoscenze, offrano la massima serietà professionale e affidabilità.
Come per ogni altra attività indipendente, anche per l’agenzia di servizi è necessario essere in possesso di partita Iva, iscriversi al Registro delle Imprese presso la Camera di Commercio locale e presentare alle autorità comunali la denuncia di inizio attività completa di tutte le informazioni richieste. Occorre inoltre aprire le posizioni Inail e Inps e valutare la necessità di assumere del personale.
In alcuni casi è necessario essere in possesso di alcune autorizzazioni specifiche per offrire servizi particolari, per esempio i trasferimenti di denaro o le spedizioni postali.
Per evitare problemi dovuti ad eventuali inadempienze si consiglia, una volta stabilito con esattezza il settore di attività preferito, di rivolgersi ad un commercialista esperto o ad un’associazione di categoria per avere informazioni dettagliate sul percorso da seguire.
La sede scelta per organizzare l’ufficio deve corrispondere agli standard di sicurezza previsti dalla legge e alle norme igienico sanitarie, con relative dichiarazioni rilasciate dagli organi competenti.
Titolari e gestori di un’agenzia di servizi non devono necessariamente essere in possesso di particolari qualifiche o titoli di studio, anche se è indicata una laurea in giurisprudenza o economia.
Al contrario, è invece necessario costituire un team di collaboratori, o dipendenti, esperti in diversi settori, legale, amministrativo, catastale e così via. In questo caso, la soluzione migliore potrebbe essere quella di costituire una società cooperativa.
Un elemento fondamentale è il continuo e costante aggiornamento nei confronti delle norme legislative, oltre alla perfetta conoscenza delle procedure digitali, di cui molti uffici pubblici oggi fanno uso. Risulta essere importante considerare che proprio in conseguenza della digitalizzazione della burocrazia il lavoro per le agenzie di servizio è aumentato, considerando la scarsa propensione da parte di molti ad utilizzare gli strumenti informatici per questo tipo di operazioni. Per rimanere sempre informati sulle procedure online, si consiglia di iscriversi ad un’associazione di categoria, che offra spesso percorsi di formazione e di aggiornamento.
Cosa Serve per Aprire un’Agenzia di Servizi e Disbrigo Pratiche
Come abbiamo detto, in base alle proprie preferenze, competenze e intenzioni, un’agenzia di servizi può svolgere attività di ogni sorta, dai servizi alla persona, rivolti a privati e famiglie, al disbrigo di pratiche burocratiche complesse presso uffici ed enti pubblici.
Risulta essere inoltre possibile scegliere tra la formula dell’agenzia multiservizi oppure orientarsi verso la costituzione di un centro specializzato in un settore specifico. Per prendere la decisione migliore, si consiglia di effettuare precedentemente una piccola indagine di mercato, finalizzata a capire quali siano le esigenze maggiori nella zona di riferimento. Per esempio, trovandosi in un quartiere sede di numerosi studi professionali, potrebbe essere inutile offrire servizi ai privati e alle famiglie. Inoltre è importante tenere conto che più grande è il numero di settori a cui ci si rivolge, maggiore sarà l’investimento iniziale, i costi di gestione e la necessità di potere contare su collaboratori specializzati.
A questo proposito, è da considerare, appunto, che la presenza di operatori qualificati dipende prevalentemente dall’ambito di lavoro prestabilito, è possibile, per esempio, offrire servizi specifici anche ai privati, per esempio supportarli nella ricerca di un professionista.
Alcuni tra i servizi più utili e richiesti che un’agenzia potrebbe offrire sono
-I servizi postali, le spedizioni, i rapporti con gli istituti di credito e le società finanziarie.
-La richiesta di certificazioni e visure presso uffici ed enti pubblici e la stesura di autocertificazioni.
-La prenotazione di biglietti ferroviari, strutture turistiche e biglietti per spettacoli e mostre d’arte.
-La gestione di pratiche per la fornitura di servizi energetici, abbonamenti e ricariche telefoniche.
-La ricerca di automobili e mezzi di trasporto a noleggio.
-I servizi di marketing, promozione, stampa e online.
Un’altra opportunità è quella di indirizzarsi, come si è detto, verso una nicchia specifica, offrendo magari una serie di servizi utili ad avvocati, geometri, commercialisti, architetti o professionisti in altro ambito.
In alcuni casi la formula migliore può essere anche quella di rivolgersi esclusivamente ai privati, che possono così avere a disposizione un importante e affidabile punto di riferimento per risolvere qualsiasi tipo di incombenza, dalla ricerca di una baby sitter alla richiesta di una visura catastale.
Oggi molte di queste attività possono essere svolte tranquillamente online, tuttavia non tutti hanno tempo o dimestichezza nel farlo autonomamente e sono molti a preferire di poter rivolgersi ad un consulente.
Quanto Costa Aprire un’Agenzia di Servizi e Disbrigo Pratiche
Le spese da affrontare per aprire un’attività di agenzia servizi e disbrigo pratiche possono variare in relazione, come si è visto, al settore di riferimento e alla decisione di rivolgersi ad un’utenza più o meno ampia o specifica.
Risulta essere necessario prima di tutto disporre di una sede, quindi di un ufficio, in affitto o di proprietà, meglio se situato in una zona accessibile e piuttosto frequentata, magari non lontana dal Comune e dagli enti pubblici più importanti, come l’Agenzia delle Entrate e la Camera di Commercio.
I locali devono essere sufficientemente grandi per accogliere le persone con cui si ha intenzione di lavorare, un’idea piacevole e non troppo costosa potrebbe essere quella di dividere un ampio open space in diverse postazioni, ognuna riservata ad un tipo di servizio differente.
L’ambiente deve essere a norma di legge, sia per quanto riguarda la sicurezza che i requisiti igienico sanitari, quindi, se necessario, occorre investire una certa somma nei lavori di ristrutturazione e adeguamento.
Un altro costo da tenere in considerazione è la realizzazione di una rete informatica, costituita da un certo numero di pc e periferiche, accertandosi di poter avere a disposizione una connessione alla veloce.
Alle spese di start up si aggiungeranno poi i costi di gestione, il canone di affitto o le rate del mutuo, a meno che non si disponga già di uno spazio utilizzabile, e poi le utenze, i compensi di eventuali dipendenti, la partecipazione a corsi di formazione e aggiornamento.
Si può scegliere per la formula della cooperativa, e suddividere così i costi tra i soci, oltre ad usufruire in alcuni casi di interessanti incentivi e agevolazioni per accedere a prestiti e finanziamenti vantaggiosi.
Risulta essere comunque molto importante investire nella promozione della propria attività, la soluzione ideale è quella di creare un sito con possibilità di interazione e richiesta informazioni da parte dei visitatori, di farsi conoscere in tutta la zona e di creare una rete di contatti e magari qualche convenzione con i fornitori di servizi accessori.
Per risparmiare sui costi di start up e di gestione, e al contempo poter contare su una completa assistenza e sulla formazione continua, un’alternativa all’indipendenza può essere quella di affiliarsi ad un marchio di franchising.
Questa formula prevede in genere un investimento relativamente limitato e relativo ad un format predefinito, che può variare tra l’agenzia multiservizi e il centro specializzato, dotati di sede indipendente, e lo spazio condiviso con altre attività, ad esempio all’interno di un centro commerciale.
Come avviene per ogni settore, il franchising è un’occasione interessante per risparmiare sui costi e poter usufruire di un valido supporto per quanto riguarda l’amministrazione, la formazione continua e le attività promozionali, tuttavia non permette di operare con la massima libertà, ma impone l’obbligo di attenersi a schemi preimpostati dal marchio di riferimento.
