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Un ufficio stampa è importantissimo per lo svolgimento di attività di informazione, promozione e sviluppo di svariati ambiti della cultura e dell’economia.
Possono servirsi di un ufficio stampa imprese che vogliono effettuare una promozione del loro prodotto, enti impegnati nell’organizzazione di eventi, cooperative o associazioni.
Caratteristiche
I comunicati realizzati da un ufficio stampa gestito con professionalità consentono di condividere idee, promuovere eventi, attività o servizi. Il personale dell’ufficio stampa può essere costituito da giornalisti, pubblicisti, redattori e specialisti nella realizzazione di comunicati stampa.
Quest’ultimo è solo uno dei compiti dei quali si occupa un ufficio stampa; altre attività includono la redazione di un elenco di contatti, mantenere aggiornata la mailing list, l’organizzazione dei dati riguardanti l’oggetto che si vuole pubblicizzare, occuparsi delle comunicazioni con i media e infine l’utilizzo di tecnologie avanzate, che comportano la necessità di periodici corsi di aggiornamento. L’ufficio stampa può essere gestito da personale dell’azienda o da personale esterno, per esempio dallo staff di una società di comunicazione. Elencheremo ora le caratteristiche più importanti per la buona gestione di un ufficio stampa.
Piano stampa operativo
Il piano stampa operativo consente di gestire le diverse operazioni nelle quali si articola il lavoro di un ufficio stampa. Comprende alcuni fattori.
-target, è necessario stabilire chi sarà il destinatario del nostro messaggio;
-tematiche, stabilire quali contenuti verranno affrontati nei comunicati;
-testate giornalistiche, scegliere a quali testate inoltrare i comunicati;
-strumenti di promozione, redazione comunicati, organizzazione di eventi e conferenze stampa;
-tempi, stabilire con quali cadenze verranno inviati i comunicati;
-archiviazione, controllare quali media hanno recepito e pubblicato i nostri comunicati; archiviare tali articoli annotando data di pubblicazione, numero di pagina e testata nella quale è stato pubblicato il comunicato.
Gestione
L’ufficio stampa può svolgere attività di informazione per diversi enti, associazioni, aziende, ma esistono alcuni principi generali applicabili in ogni ambito. L’ufficio stampa può essere gestito da personale dell’azienda o da personale esterno, per esempio società specializzate nella comunicazione o professionisti come redattori e giornalisti che hanno esperienza nell’organizzazione di un ufficio stampa.
In questo settore esistono quindi diverse possibilità di lavoro, come impiegati o come freelance.
Nell’organizzazione di un ufficio stampa è necessario
-redarre un elenco dei contatti che comprenda i recapiti (in particolare le e-mail) di testate giornalistiche, uffici, società, enti e persone fisiche ai quali inviare i propri comunicati
-raccogliere informazioni dettagliate sull’oggetto, prodotto, servizio o evento che si intende promuovere
-organizzare una scaletta che comprenda date e argomenti relativi all’invio dei comunicati ai diversi destinatari, tale scaletta potrà essere rivista e aggiornata nel tempo, ma consentirà di disporre di un quadro generale della vostra attività
-per quanto riguarda la promozione degli eventi, programmare l’invio dei comunicati alle testate giornalistiche in base alla cadenza delle uscite della testata (quotidiani, settimanali, quindicinali, mensili ecc). In questo modo eviterete il rischio che il comunicato venga inoltrato alla rivista troppo tardi rispetto alla data di uscita della testata.
Stesura dei comunicati
La stesura del contenuto di un comunicato sarà diversa a seconda del settore e del prodotto o evento che si vuole promuovere, ma alcune caratteristiche sono comuni a tutti i tipi di comunicati. Il comunicato deve contenere i dati necessari per fornire una piena comprensione delle caratteristiche del prodotto che vogliamo promuovere.
Le informazioni devono essere chiare e persuasive e dovrebbero essere in grado di incuriosire il lettore. Dal momento che i comunicati stampa inviati ogni giorno sono tantissimi, per farsi notare è necessario puntare sulla chiarezza e sull’originalità.
Risulta essere buona norma scrivere in Italiano corretto e ricontrollare accuratamente il testo prima di inviarlo al destinatario. Comunicati contenenti errori di stampa faranno perdere credibilità alle informazioni in essi contenute, e scoraggeranno il destinatario dal continuare la lettura. Il contenuto dovrebbe essere diviso in alcuni blocchi: un testo troppo lungo può stancare il destinatario e non consente di esaltare i punti più importanti.
La grafica è importante: è necessario scegliere un font semplice e chiaro e un carattere non troppo piccolo, ed è bene curare margini, intestazione e più di pagina, dimensione dell’interlinea e dei paragrafi. In caso siano disponibili, non dimenticate di inserire i simboli grafici del prodotto, evento o servizio che si vuole promuovere.
Allegare al comunicato i dati della persona o della società che lo ha redatto, consente al destinatario di sapere chi contattare in caso voglia approfondire le informazioni ricevute. I comunicati dovrebbero essere personalizzati e non inviati identici a una lista di destinatari, quest’ultima opzione è sicuramente più veloce, ma non consente di mettere in risulto gli aspetti più interessanti della nostra comunicazione per ciascun destinatario. Valutate bene a chi inviare il comunicato: più sarete precisi nella redazione della mailing list, più sarà facile trovare la persona giusta alla quale inoltrare il comunicato.
Mailing list
La preparazione della lista dei contatti ai quali inoltrare un comunicato stampa è fondamentale ai fini del raggiungimento degli obiettivi ed è una delle prime attività di un ufficio stampa. La lista contatti deve essere aggiornata e completa, e può essere modificata in base al servizio, evento o prodotto che si vuole promuovere tramite il comunicato. All’interno della mailing list devono essere aggiunti i nuovi contatti utili che vengono acquisiti durante lo svolgimento della propria attività, con il consolidarsi delle conoscenze nei diversi settori.
Un comunicato stampa può essere inoltrato a
-testate giornalistiche
-agenzie
-reti televisive
-emittenti radio
-siti internet o blog.
Mentre oggi il principale mezzo per inviare i comunicati stampa è internet, tramite mail, fino a non molto tempo fa il sistema più utilizzato per inoltrarli era il fax, che ancora oggi può essere utilizzato in diverse occasioni. Le possibilità offerte da Internet non si limitano all’invio rapido ed economico dei comunicati. Tramite i motori è possibile effettuare ricerche mirate, ad esempio per trovare nuovi contatti interessati a ricevere le nostre informazioni.
