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In questa guida spieghiamo come funziona la prima nota e mettiamo a disposizione un fac simile prima nota Excel da scaricare.
La prima nota è la base della contabilità, sia personale che aziendale. Può essere redatta su un quaderno a quadri, anche se è meglio usare degli appositi fogli, come quelli realizzati dalle tipografie che si occupano di libri contabili. Ne trovi di ottimi in tutte le cartolerie, e puoi scegliere quello che ti soddisfa di più, come divisione e contenuti. In alternativa, è possibile utilizzare un modello Excel come quello presente in questa pagina.
La prima nota può registrare solo la cassa, o includere anche i movimenti bancari. Non è un documento fiscale, in quanto non è redatto su un libro numerato e vidimato dall’Agenzia delle Entrate, ma la sua logica è la stessa. Cioè quella di tenere aggiornati i conti della tua attività o delle spese familiari. Non è difficile da redigere. Basta riportare i movimenti contabili ogni giorno o, almeno, in maniera abbastanza frequente. Cioè quanto basta a non dimenticare per cosa abbiamo speso soldi o da dove arrivano le entrate. Non importa se la prima nota, per la gestione contabile familiare, non è un documento rigorosamente esatto. Basta che i conti tornino.
Altra cosa è la prima nota aziendale, soprattutto quella di cassa. In azienda i movimenti devono essere tutti giustificati ed annotati. E, anche se la prima nota non è un libro fiscale, sarà utilissimo poi per la redazione del registro contabile vero e proprio. Ma cerchiamo di capirci di più.
Prima Nota Cassa e Prima Nota Contabile
La prima nota si distingue in prima nota di cassa e prima nota contabile. La differenza non è da poco. La prima nota di cassa serve per tenere in ordine solo i movimenti di cassa. Questo significa che in essa vengono tracciati e giustificati tutti i movimenti di denaro contante.
La prima nota contabile non è molto diversa. Essa però nota, registra e controlla anche i movimenti sui conti bancari, e ti offre una visione completa della situazione contabile. La prima è indispensabile, ma la seconda è più chiara e completa. Vediamo come risulta essere fatta la prima nota e come compilarla.
Struttura della Prima Nota
Per avere un’idea della divisione interna del foglio basta pensare ad un quaderno commerciale. La divisione dei campi è molto simile, anche se il quaderno di cassa per la prima nota è più completo nei dettagli.
La prima riga serve per individuare la persona, l’azienda o il professionista cui è riferito, il numero del foglio e il periodo temporale. Poi hai una seconda riga con i descrittivi delle colonne, e le righe successive con i dati. Tra le colonne fondamentali trovi la data dell’operazione, il numero progressivo, la descrizione sommaria, il segno dell’operazione, l’importo, il totale aggiornato.
Come Compilare la Prima Nota
La compilazione della prima nota è semplice. Per iniziare, devi segnare la data dell’operazione. Poi il numero progressivo del movimento rispetto al periodo per cui compili il foglio, che generalmente è il mese o la settimana. A seguire la descrizione dell’attività. Questo campo può essere generalizzato e fare riferimento ad una tabella con dei codici, ma per la prima nota di cassa meglio una dicitura che ti ricordi subito di cosa si tratta. Immediatamente dopo devi segnare l’importo.
Qui nasce la questione fiscale. Infatti, anche se la prima nota non è un documento ufficiale, se sei un professionista o un’azienda, è molto importante che tu abbia una visione chiara dei movimenti. Cioè, di ogni cifra, devi sapere quale percentuale spetta allo Stato, ma anche quale parte tu possa detrarre dalle imposte e, infine, su quanto tu possa contare per le tue necessità. Se invece la prima nota riguarda i tuoi conti da privato, puoi limitarti all’importo per intero. Accanto all’importo va aggiunto il segno dell’operazione. In realtà è molto più comodo aggiungere un’altra colonna, utilizzando la prima per le entrate e la seconda per le uscite.
Puoi aggiungere anche il documento fiscale corrispondente, scontrino o fattura, da conservare a parte per eventuali contestazioni o risarcimenti in garanzia. Infine, c’è la colonna del saldo, che, a fine giornata, deve bilanciare con la cassa.
Torna utile, però, anche una colonna con il totale delle entrate e delle uscite del periodo. Alla fine, se vuoi tenere sotto controllo per intero la situazione contabile, ti basta aggiungere le altre tre colonne riguardanti i movimenti bancari, quindi entrate, uscite e saldo bancario.
Conclusioni
Anche se la tua prima nota riguarda solo i conti familiari, appena cominci a compilarla ti renderai conto subito di quanto sia utile. Infatti, grazie alla prima nota, potrei sapere sempre quanti soldi hai a disposizione, e come hai speso quelli che mancano.
Il fac simile prima nota Excel presente in questa pagina può essere utilizzato come esempio. Si tratta di un documento editabile che può essere modificato in base alle proprie esigenze in modo semplice e veloce.
