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La redazione del verbale di approvazione del bilancio in una SRL che adotta il regime di trasparenza fiscale richiede attenzione sia agli aspetti formali previsti dal diritto societario sia agli adempimenti fiscali e camerali che ne derivano. Il verbale non è un semplice documento interno: attesta le decisioni dell’assemblea, costituisce prova legale delle deliberazioni e determina la partenza di obblighi di deposito e, in alcuni casi, di registrazione fiscale. Per questo motivo la sua forma, i contenuti e i termini di presentazione vanno predisposti con precisione e con una logica che tenga conto della responsabilità degli amministratori e della chiarezza richiesta dai soci e dai terzi interessati.
Come scrivere il Verbale approvazione bilancio SRL in trasparenza
Il verbale deve aprirsi con l’indicazione del luogo, della data e dell’ora dell’assemblea, seguita dalla esatta identificazione della società e dalla elencazione delle persone presenti o rappresentate, con l’indicazione della loro qualifica societaria e della percentuale di capitale rappresentata.
È opportuno specificare se l’assemblea si svolge in forma ordinaria o straordinaria e se la partecipazione avviene in presenza ovvero con modalità telematiche, descrivendo brevemente le modalità usate per la partecipazione a distanza al fine di garantire la validità della verbalizzazione e la possibilità di sottoscrizione digitale. Nella parte iniziale del verbale conviene inoltre indicare l’ordine del giorno, ovvero i punti su cui l’assemblea è chiamata a deliberare, con particolare evidenza dell’approvazione del bilancio e della destinazione dell’utile quando previsto.
La parte centrale del verbale ricostruisce le fasi salienti della seduta: la presentazione del progetto di bilancio da parte degli amministratori, la relazione sulla gestione e le eventuali relazioni del collegio sindacale o del revisore legale. La delibera di approvazione va trascritta in modo chiaro e inequivocabile, con l’indicazione dell’esercizio cui si riferisce il bilancio, del risultato d’esercizio e della proposta di destinazione dell’utile.
Quando l’assemblea decide la distribuzione degli utili è fondamentale che il verbale riporti in modo dettagliato l’ammontare lordo da distribuire, le quote destinate a riserve legali o statutarie, la quota da assegnare ai soci e le modalità e la data di esigibilità dei dividendi. Se la distribuzione avviene con modalità non ordinarie, come compensazioni, assegnazioni in natura o erogazioni differite, il verbale deve documentare i criteri e i termini concordati.
Nel regime di trasparenza fiscale la questione della distribuzione degli utili assume rilevanza anche ai fini della successiva imputazione del reddito ai soci. La trasparenza fiscale non esonera dalla redazione del bilancio né dalla verbalizzazione delle deliberazioni assembleari, ma rende ancora più importante che il verbale contenga informazioni chiare sulla ripartizione degli utili e sugli eventuali criteri di imputazione adottati, in modo che i soci possano reperire gli elementi necessari per la corretta compilazione delle proprie dichiarazioni fiscali. È consigliabile, pertanto, che il verbale specifichi le quote di utile imputate a ciascun socio e, se del caso, rinvii a documenti contabili integrativi ove siano stati applicati criteri particolari di riparto.
Il verbale deve poi riportare l’esito della votazione: è opportuno indicare il numero dei voti favorevoli, contrari e astenuti o, in alternativa, dichiarare che la deliberazione è stata approvata all’unanimità qualora non vi siano dissensi. La sottoscrizione costituisce la parte conclusiva formale del documento; il verbale deve essere sottoscritto dal presidente e dal segretario dell’assemblea o, se previsto dallo statuto, dai soggetti incaricati. Nel caso di amministratore unico o di socio unico la verbalizzazione segue modalità specifiche, ma rimane obbligatoria la sottoscrizione secondo quanto stabilito dalle norme e dallo statuto.
Per quanto riguarda gli adempimenti successivi alla redazione, è fondamentale distinguere il deposito del bilancio dal punto di vista camerale e la registrazione del verbale dal punto di vista fiscale. Il bilancio approvato, unitamente alle relazioni degli organi di controllo e al verbale assembleare, deve essere depositato presso il Registro delle Imprese competente entro trenta giorni dalla data di approvazione, rispettando le specifiche tecniche previste per la trasmissione dei file in formato elettronico e XBRL. Per informazioni aggiornate sulle modalità di deposito e sulle specifiche XBRL è possibile consultare il portale del Registro delle Imprese e le risorse fornite dal sistema camerale su Unioncamere e su Infocamere. Questi siti forniscono guide operative e manuali tecnici utili per il corretto caricamento dei file e per l’ottemperanza degli obblighi di pubblicità legale.
Se il verbale contiene una deliberazione di distribuzione degli utili, ai sensi della normativa vigente il medesimo verbale deve essere registrato presso l’Agenzia delle Entrate entro venti giorni dalla data di approvazione; alla registrazione si associa l’assolvimento dell’imposta di bollo sulle copie soggette a registrazione, con l’importo convenzionale per ciascuna copia. Per conoscere le modalità telematiche di presentazione e i codici tributo da utilizzare per il versamento dell’imposta di bollo, è opportuno fare riferimento al sito ufficiale dell’Agenzia delle Entrate. Gli obblighi di registrazione sussistono indipendentemente dal regime fiscale adottato dalla società e trovano fondamento nelle disposizioni civilistiche e fiscali che regolano gli atti societari.
Dal punto di vista della forma e della sicurezza giuridica, è consigliabile che il verbale venga conservato in originale e in copia digitale con firma elettronica qualificata o firma digitale dei soggetti incaricati, in modo da garantirne l’integrità e la non alterabilità. È buona prassi indicare nel verbale chi è incaricato di provvedere alla registrazione presso l’Agenzia delle Entrate e al deposito presso il Registro delle Imprese, con l’indicazione dei termini entro cui tali adempimenti saranno eseguiti. Prima di procedere alla registrazione o al deposito è inoltre opportuno sottoporre il testo del verbale alla revisione di un professionista abilitato, come un commercialista o un consulente societario, per verificare la conformità formale e sostanziale rispetto alla normativa vigente e per valutare eventuali implicazioni fiscali particolari derivanti dall’applicazione del regime di trasparenza.
Il mancato rispetto dei termini di deposito e registrazione può comportare sanzioni amministrative a carico della società e responsabilità per gli amministratori. Per questo motivo la programmazione dei tempi di approvazione del bilancio, la predisposizione tempestiva del verbale e la definizione chiara delle responsabilità per l’esecuzione degli adempimenti successivi sono elementi essenziali per una corretta governance societaria. Per approfondimenti pratici e per linee guida operative si rinvia, tra le fonti ufficiali del sistema camerale, al Manuale Operativo Bilanci pubblicato da Unioncamere, che fornisce indicazioni puntuali sulle procedure di deposito e sulle tempistiche previste.
Fac simile Verbale approvazione bilancio SRL in trasparenza
Verbale dell’assemblea dei soci della Società a responsabilità limitata ________________ con sede legale in ________________, codice fiscale e partita IVA ________________.
Oggi ________________ (giorno) del mese di ________________ (mese) dell’anno ________________ (anno), alle ore ________________, nella sede sociale in ________________, si sono riuniti i soci della società per deliberare sul seguente ordine del giorno: approvazione del bilancio d’esercizio relativo all’esercizio chiuso al ________________; destinazione dell’utile di esercizio; eventuali altri argomenti inerenti e connessi.
Presiede l’assemblea il Sig./la Sig.ra ________________ nella sua qualità di Presidente e assume la funzione di segretario il Sig./la Sig.ra ________________. Risultano presenti o validamente rappresentati i soci di seguito indicati con l’indicazione della percentuale di partecipazione al capitale sociale: ________________.
Constatata la regolare costituzione dell’assemblea, il Presidente dichiara aperta la discussione sul primo punto all’ordine del giorno e dà la parola all’Amministratore ________________ che illustra il progetto di bilancio relativo all’esercizio chiuso al ________________ e presenta la relazione sulla gestione.
Dopo ampia discussione, l’assemblea, con il seguente esito di votazione: favorevoli ________________, contrari ________________, astenuti ________________, delibera di approvare il bilancio d’esercizio chiuso al ________________, così come predisposto dagli amministratori e corredato della relazione sulla gestione, che si allega al presente verbale per farne parte integrante e sostanziale.
In ordine alla destinazione dell’utile risultante dal bilancio, l’assemblea prende la seguente deliberazione: dell’utile netto di euro ________________ si destina a riserva legale/statutaria la somma di euro ________________ e si assegna a dividendi la somma di euro ________________ da distribuire ai soci in proporzione alle quote possedute, con diritto di incasso a decorrere dal ________________ e con modalità di pagamento mediante ________________.
La presente delibera di distribuzione degli utili viene assunta con la seguente votazione: favorevoli ________________, contrari ________________, astenuti ________________. Il Presidente richiama l’attenzione sull’obbligo di registrazione del presente verbale all’Agenzia delle Entrate qualora ne ricorrano i presupposti di legge (in particolare in presenza di deliberazioni di distribuzione degli utili) e dispone che si provveda alla registrazione telematica entro il termine di legge previsto.
Si dà atto altresì che il bilancio approvato sarà depositato, a cura degli amministratori, presso il Registro delle Imprese competente entro trenta giorni dalla data odierna, nella forma e nei termini prescritti, con il caricamento dei file secondo il formato previsto dalle specifiche tecniche XBRL.
Non essendovi ulteriori argomenti all’ordine del giorno, l’assemblea viene tolta alle ore ________________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente ________________
Il Segretario ________________
Firma dei soci presenti per accettazione e presa visione: ________________
Nota: il presente fac simile è predisposto a scopo esemplificativo. Prima di procedere alla registrazione telematica del verbale o al deposito del bilancio è consigliabile sottoporre il documento al controllo di un professionista abilitato per la verifica della conformità alle normative vigenti e per la gestione degli adempimenti fiscali e camerali.
