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In molte cooperative la nomina del consiglio di amministrazione rappresenta un momento chiave per la governance e per il futuro gestionale dell’impresa. Redigere correttamente il verbale dell’assemblea che procede alla nomina del Consiglio di Amministrazione è fondamentale non solo per assicurare la regolarità formale dell’atto, ma anche per consentire eventuali depositi presso il Registro delle Imprese, per rispettare gli obblighi statutari e per tutelare i diritti dei soci.
Di seguito troverai indicazioni pratiche su come scrivere il verbale, riferimenti utili alle norme rilevanti e un fac‑simile compilabile da adattare alla propria realtà cooperativa. Prima di procedere, è sempre consigliabile verificare lo statuto sociale e, se necessario, richiedere una consulenza notarile o legale per il deposito e la registrazione delle delibere.
Come scrivere il Verbale assemblea nomina consiglio di amministrazione cooperativa
La redazione del verbale di assemblea per la nomina del consiglio di amministrazione in una cooperativa richiede attenzione a elementi formali e sostanziali che ne garantiscano validità e opponibilità. Il verbale deve documentare chiaramente la convocazione, la verifica delle presenze e dei poteri, l’ordine del giorno, lo svolgimento delle operazioni di voto e l’esito della deliberazione.
Tra le prime informazioni da riportare, in apertura del documento, compaiono la data, il luogo fisico o la modalità telematica dell’assemblea e l’ora di inizio. È utile indicare se l’assemblea si svolge in sessione ordinaria o straordinaria; la natura dell’assemblea può incidere sulle maggioranze richieste e sulle procedure di convocazione e verbalizzazione. La composizione della presidenza dell’assemblea va riportata con i nomi del presidente e del segretario o del verbalizzante, e, se previsto dallo statuto, del presidente dell’assemblea. È opportuno descrivere con precisione la procedura di verifica delle presenze, specificando il numero dei soci presenti, il numero delle deleghe e il capitale sociale rappresentato, quando rilevante per le deliberazioni.
Il verbale deve riportare l’ordine del giorno così come comunicato nella convocazione, con particolare evidenza del punto relativo alla nomina del Consiglio di Amministrazione: numero dei consiglieri da nominare, durata del mandato, nomina del presidente e fissazione degli eventuali compensi. Prima dell’apertura della discussione sulla nomina, è oggi prassi consolidata acquisire dalle persone candidate una dichiarazione scritta preventiva che attesti l’assenza di cause di ineleggibilità e incompatibilità previste dalla normativa vigente. Tale obbligo è stato rafforzato dal D.Lgs. 183/2021 che, recependo disposizioni europee, richiede una dichiarazione scritta dei candidati sulla sussistenza dei requisiti di eleggibilità; la dichiarazione deve essere allegata al verbale o menzionata esplicitamente nel testo dello stesso. Per consultare il testo normativo è possibile fare riferimento al sito del Ministero dello Sviluppo Economico, oppure ai servizi ufficiali del Registro delle Imprese e delle Camere di Commercio, e alla pagina della Camera di Commercio di Torino con esempi di verbali per atti societari depositabili.
Nel corpo del verbale è fondamentale descrivere le modalità con cui si sono svolte le operazioni di voto. Se l’assemblea si svolge in presenza, indicare se il voto è effettuato per appello nominale, per scrutinio segreto o per alzata di mano, con il risultato numerico delle preferenze. Se l’assemblea è telematica o mista, occorre dettagliare la piattaforma utilizzata, le procedure di identificazione dei partecipanti e le modalità tecniche con cui si è garantita la segretezza o la rilevazione dei voti, facendo riferimento alle disposizioni emergenziali o statutarie che ne consentono l’adozione (ad esempio le norme introdotte durante l’emergenza sanitaria che hanno favorito modalità telematiche). Il verbale deve riportare l’esito della votazione con l’elenco nominativo delle persone e la delibera formale di nomina, specificando la carica (consigliere, presidente del CdA, vicepresidente) e la durata del mandato.
È buona pratica menzionare nel verbale eventuali dichiarazioni di incompatibilità o conflitto di interessi fatte dai candidati o dai soci durante la seduta, nonché l’adozione di eventuali criteri di composizione del CdA previsti dallo statuto, come quote riservate a soci lavoratori, rappresentanti di particolari categorie o criteri di parità. Se lo statuto richiede la nomina del collegio sindacale contestualmente al CdA, il verbale dovrebbe dettagliare anche le operazioni relative a tale organo. La normativa societaria italiana stabilisce alcune regole generali che si applicano anche alle cooperative in tema di numero minimo dei consiglieri e durata del mandato: spesso negli esempi pratici il minimo è di tre consiglieri e la durata massima del mandato è fissata in tre esercizi, salvo diversa disposizione statutaria.
Per il deposito e per gli adempimenti successivi alla nomina, il verbale dovrà essere firmato dal presidente dell’assemblea e dal segretario verbalizzante. Quando la delibera richiede pubblicità o iscrizione nel Registro delle Imprese, occorre predisporre gli allegati necessari, che possono comprendere la dichiarazione di accettazione della carica da parte dei consiglieri nominati e le dichiarazioni di non sussistenza di cause di ineleggibilità. Informazioni operative e modalità di deposito si possono ottenere presso le Camere di Commercio o il servizio Registro Imprese: è consigliabile verificare sul sito della Camera di Commercio competente eventuali istruzioni aggiornate per il formato dei verbali e la documentazione da allegare. Un ulteriore riferimento utile per comprendere le novità normative in materia è la divulgazione relativa al D.Lgs. 183/2021 che ha introdotto obblighi relativi alle dichiarazioni preventive dei candidati; il testo integrale delle norme è disponibile sul portale delle norme vigenti, ad esempio consultando il servizio Normattiva o le banche dati normative nazionali.
Nel redigere il verbale occorre inoltre valutare se lo statuto impone particolari forme di verbalizzazione o di verbalizzazione integrata (ad esempio registrazioni audio/video della seduta) e se la cooperativa ha regole su pubblicazione interna delle risultanze. Per le cooperative sociali o con Partita IVA particolare si ricorda che eventuali effetti fiscali e contabili conseguenti alla nuova composizione del CdA possono richiedere comunicazioni amministrative o aggiornamenti negli adempimenti societari. Infine, si raccomanda sempre di apporre firma autografa ove richiesta e di conservare copie digitali e cartacee conformi alle norme vigenti per la tenuta dei libri sociali.
Fac simile Verbale assemblea nomina consiglio di amministrazione cooperativa
Verbale dell’assemblea dei soci della Cooperativa ________________ con sede in ________________ (prov. ________________), codice fiscale/partita IVA ________________, tenutasi in data ________________ alle ore ________________, presso ________________ / in modalità telematica sulla piattaforma ________________.
Il giorno ________________, alle ore ________________, si è riunita l’assemblea dei soci della Cooperativa ________________ regolarmente convocata con avviso spedito in data ________________ e pubblicato secondo le modalità statutarie. Sono presenti il Presidente dell’assemblea ________________ e il segretario verbalizzante ________________. Risultano presenti personalmente ________________ soci per complessivi ________________ voti/quote e risultano conferite ________________ deleghe, per un totale di ________________ voti/quote rappresentate.
L’Assemblea prende in esame il seguente ordine del giorno:
1) Nomina del Consiglio di Amministrazione per il periodo ________________ fino al ________________;
2) Nomina del Presidente del Consiglio di Amministrazione;
3) Determinazione eventuali compensi del CdA;
4) Varie ed eventuali.
Il Presidente dell’assemblea dichiara aperta la seduta e, preso atto della regolarità della convocazione e della presenza dei soci necessari per validare la deliberazione, illustra le modalità di voto. Si procede alla presentazione delle candidature: risultano candidate le seguenti persone, le cui dichiarazioni preventive di inesistenza di cause di ineleggibilità e incompatibilità sono state acquisite e sono allegate al presente verbale o richiamate nella presente relazione: ________________, nato a ________________ il ________________, residente in ________________; ________________, nato a ________________ il ________________, residente in ________________; ________________.
Si procede alle operazioni di voto secondo la procedura prevista dallo statuto e comunicata all’assemblea. Al termine delle operazioni di scrutinio, risultano eletti i seguenti consiglieri, validamente nominati e accettanti l’incarico: ________________ (Presidente), ________________ (Consigliere), ________________ (Consigliere). La durata del mandato è fissata in ________________ esercizi, con scadenza il ________________.
L’Assemblea delibera altresì quanto segue: il numero dei componenti del Consiglio di Amministrazione è fissato in ________________ e il compenso annuo lordo per ciascun componente è stabilito in ________________ / il compenso è stabilito in forma gratuita. Il Presidente del CdA è nominato nella persona di ________________ che dichiara di accettare la nomina e di non trovarsi in alcuna causa di ineleggibilità o incompatibilità ai sensi delle norme vigenti.
Nel corso della seduta vengono rilevate le seguenti dichiarazioni di conflitto di interesse: ________________. Non risultano obiezioni formali alla validità delle operazioni di voto né richieste di verbalizzazione particolare da parte dei soci. Si dà atto che le formalità richieste dallo statuto e dalla normativa vigente sono state rispettate e che, ove necessario, sono state acquisite le dichiarazioni scritte dei soggetti nominati relative alla sussistenza dei requisiti di eleggibilità.
Il verbale, redatto in unico originale, sarà sottoposto a firma del Presidente dell’assemblea e del Segretario verbalizzante. Si dispone che copia del presente verbale, unitamente agli eventuali allegati obbligatori (dichiarazioni di accettazione della carica, dichiarazioni di inesistenza di cause di ineleggibilità, eventuale documentazione comprovante deleghe), venga depositata presso il Registro delle Imprese / inoltrata per gli adempimenti previsti entro i termini di legge.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo ________________
Data ________________
Il Presidente dell’Assemblea ________________
Il Segretario verbalizzante ________________
Dichiarazione di accettazione della carica da parte dei consiglieri nominati:
Il/la sottoscritto/a ________________, nato/a a ________________ il ________________, residente in ________________, codice fiscale ________________, dichiara di accettare la carica di Consigliere della Cooperativa ________________ per il periodo ________________ fino al ________________ e di non essere soggetto/a a cause di ineleggibilità o incompatibilità. Firma ________________.
Il presente modello è un fac‑simile indicativo da adattare alle specifiche disposizioni statutarie della cooperativa e alle eventuali norme di settore applicabili. Prima del deposito e della pubblicazione si raccomanda di verificare la conformità dello statuto e di acquisire consulenza professionale per gli adempimenti presso il Registro delle Imprese della Camera di Commercio competente.
