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Il rinnovo delle cariche del consiglio di amministrazione di una cooperativa è un momento formale e sostanziale per la governance dell’impresa sociale. Il verbale che ne dà conto deve essere redatto con cura, indicando con chiarezza le operazioni svolte, le responsabilità assunte da ciascun amministratore e tutti gli adempimenti successivi da porre in essere per la validità e l’efficacia delle nomine. Questa guida fornisce indicazioni pratiche su come scrivere il verbale e propone un modello compilabile da utilizzare come traccia.
Come scrivere il Verbale rinnovo cariche consiglio di amministrazione cooperativa
La stesura del verbale deve partire dalla descrizione puntuale del contesto dell’adunanza: indicare data, ora e luogo, specificando se si tratta di un’assemblea dei soci o di una riunione del consiglio di amministrazione convocata per il rinnovo delle cariche. È fondamentale identificare i soggetti presenti riportando nome e cognome di ciascuno e la modalità di partecipazione, ovvero presenza fisica o partecipazione per delega. Il verbale deve nominare il presidente dell’assemblea o della seduta del consiglio e il segretario verbalizzante, precisando eventuali ruoli svolti da terzi durante la procedura.
A seguire è opportuno riportare integralmente l’ordine del giorno così come era stato comunicato ai partecipanti, quindi documentare le operazioni svolte relative al rinnovo: la chiamata dei candidati, la presentazione delle candidature, le modalità di votazione adottate e il numero dei voti ottenuti da ciascun candidato. Ogni delibera deve essere trascritta in modo tale da non lasciare margine di interpretazione: indicare la formulazione proposta, la votazione espressa sia in termini di voti favorevoli, contrari e astenuti sia, se rilevante, in percentuale rispetto ai voti presenti, e la dichiarazione di accettazione della carica da parte degli eletti.
Il verbale deve contenere informazioni precise sulla durata del mandato conferito, specificando la decorrenza e la scadenza, o la determinazione della durata per il periodo previsto dallo statuto. Quando lo statuto o la delibera prevede limitazioni alla rieleggibilità o attribuisce particolari deleghe e poteri a singoli amministratori, tali prescrizioni vanno indicate esplicitamente, così come eventuali decisioni in merito alla remunerazione degli amministratori o ad altre forme di indennizzo.
Per garantire la validità formale dell’atto è essenziale riportare le dichiarazioni sottoscritte dagli amministratori eletti che attestano l’accettazione della carica e la mancata sussistenza di cause di incompatibilità, ineleggibilità o decadenza previste dalla legge o dallo statuto. Se richiesto dallo statuto, o se ritenuto opportuno per maggiore certezza giuridica, è consigliabile allegare al verbale le dichiarazioni di accettazione firmate e eventuali autocertificazioni riguardanti l’insussistenza di cause di incompatibilità.
In molti casi lo statuto impone o la prassi suggerisce di allegare documentazione integrativa: copie delle deleghe conferite, documentazione d’identità dei partecipanti, copie delle procure e, dove previsto, le dichiarazioni di insediamento degli amministratori. Laddove sia necessario produrre una copia conforme del verbale per la presentazione agli organi pubblici, occorre procedere alla bollatura del documento nella misura prevista dalla normativa vigente e farsi rilasciare la conformità dall’ufficio notarile o camerale incaricato.
Dal punto di vista procedurale, dopo la redazione e la sottoscrizione del verbale è importante pianificare gli adempimenti verso il Registro delle imprese. La trasmissione delle nomine e delle variazioni delle cariche sociali alla Camera di Commercio deve avvenire entro 30 giorni dalla nomina o dalla conferma degli amministratori. Per l’iscrizione presso la Camera di Commercio sono richiesti specifici modelli e documenti, tra cui il Modello S2 in bollo da €10,33, sottoscritto dal presidente con firma semplice e corredato dalla fotocopia di un documento di riconoscimento in corso di validità. Per ciascun membro del consiglio di amministrazione nominato o modificato, va predisposto l’Intercalare P da allegare alla pratica, mentre il verbale di assemblea va prodotto in copia conforme ed eventualmente in bollo da €10,33 quando richiesto.
Dal punto di vista della forma, la chiarezza e la leggibilità del verbale sono importanti per evitare contestazioni future. Il testo deve essere redatto con linguaggio sobrio e tecnico, evitando formule ambigue. È prassi che, dopo la lettura del verbale in assemblea, il documento venga sottoscritto dal presidente e dal segretario contestualmente alla firma degli amministratori interessati. Se il verbale è molto lungo o allega documenti numerosi, è preferibile indicare nel testo gli allegati con una breve descrizione della loro natura e lasciarne copia firmata agli atti della cooperativa. Infine, conservare il verbale nel libro verbali dedicato e assicurarsi che ogni copia conforme per uso esterno abbia apposte le marche da bollo o le formalità richieste dalla normativa locale.
Fac simile Verbale rinnovo cariche consiglio di amministrazione cooperativa
Verbale dell’assemblea dei soci della Cooperativa ________________ con sede in ________________, Via ________________, codice fiscale e partita IVA ________________, raccolta nel Libro delle assemblee al n. ________________.
In data ________________, alle ore ________________, presso la sede sociale sita in ________________, si è riunita l’assemblea dei soci della Cooperativa ________________ regolarmente convocata, per discutere e deliberare in merito al rinnovo delle cariche del Consiglio di Amministrazione, come da ordine del giorno che segue: rinnovo delle cariche sociali.
Presiede l’assemblea il Sig./la Sig.ra ________________ nella sua qualità di Presidente e assume la funzione di segretario verbalizzante il Sig./la Sig.ra ________________. Risultano presenti i soci indicati nell’elenco allegato al presente verbale, con indicazione dei nominativi e della modalità di partecipazione (in presenza o per delega). L’assemblea, constatata la regolare costituzione e la validità della convocazione, dichiara di procedere alla trattazione dell’ordine del giorno.
Si procede alla presentazione delle candidature per la carica di componente del Consiglio di Amministrazione. Le candidature risultano essere le seguenti: ________________. Viene illustrata la procedura di voto adottata, che consiste in ________________. Alla chiusura delle operazioni di voto, i risultati sono i seguenti: il Sig./la Sig.ra ________________ ha ottenuto ________________ voti, il Sig./la Sig.ra ________________ ha ottenuto ________________ voti, il Sig./la Sig.ra ________________ ha ottenuto ________________ voti. L’assemblea pertanto nomina per la durata di ________________ anni, con decorrenza dal ________________ e con scadenza il ________________, il seguente Consiglio di Amministrazione: Presidente ________________, Vicepresidente ________________, Consiglieri ________________.
Si dichiara altresì che agli eletti vengono attribuiti i seguenti poteri e deleghe: ________________. L’assemblea delibera in merito alla remunerazione degli amministratori come segue: ________________.
Ciascun amministratore eletto dichiara di accettare la carica e, ai sensi della normativa vigente e dello statuto sociale, attesta l’assenza di cause di incompatibilità e di ineleggibilità così come previste dalle disposizioni applicabili. Le relative dichiarazioni sottoscritte sono allegate al presente verbale e ne costituiscono parte integrante.
Viene altresì precisato che, ai fini della registrazione presso il Registro delle imprese e per gli adempimenti camerali, il presente verbale sarà accompagnato dai seguenti documenti: Modello S2 sottoscritto e in bollo, Intercalare P per ciascun nominato, copia conforme del verbale in bollo ove necessario e copia delle dichiarazioni di accettazione degli amministratori. Il Presidente provvederà alla firma del Modello S2 e alla trasmissione della pratica entro il termine di 30 giorni dalla data odierna.
Non essendovi ulteriori interventi, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ________________ e il presente verbale, letto e approvato, viene sottoscritto dal Presidente ________________ e dal Segretario ________________. In calce, a conferma dell’accettazione della carica, appongono la propria firma i seguenti amministratori: ________________.
Firma del Presidente ____________________________
Firma del Segretario ____________________________
Firma degli Amministratori eletti ____________________________
Il modello testuale proposto è pensato come traccia da adattare alle specificità dello statuto sociale e alle esigenze concrete della cooperativa. È opportuno verificare sempre le previsioni statutarie e, in caso di dubbi sulla corretta applicazione delle norme o sulla compilazione dei moduli camerali, avvalersi del supporto di un professionista specializzato in diritto delle società o rivolgersi direttamente alla Camera di Commercio competente per territorio.
