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In questa guida mettiamo a disposizione un modello preventivo Excel e Word da scaricare e da utilizzare come esempio.
Il preventivo è un documento che viene fornito ad un potenziale cliente con l’intento di offrirgli una proposta vantaggiosa e raggiungere un accordo. In sostanza, consiste nel calcolo dettagliato di tutti i costi che riguardano un certo tipo di lavoro o di servizio, specificando ogni singolo elemento, i materiali, le ore di mano d’opera, il trasporto, le pratiche burocratiche e così via.
In pratica, un preventivo può essere considerato una proposta di contratto che un’azienda, un professionista o un artigiano presentano al cliente, con l’impegno a tenere fede a quanto dichiarato, sia per quanto riguarda i costi che le tempistiche.
Redigere un preventivo con la massima precisione e accuratezza è molto importante, e spesso costituisce un elemento fondamentale per raggiungere un accordo con il cliente e dare inizio ad un nuovo progetto. Infatti, nella maggioranza dei casi, un potenziale cliente si deciderà a scegliere il professionista ideale solo dopo avere esaminato diversi preventivi, per individuare quello più in sintonia con le proprie esigenze pratiche ed economiche.
Questo significa che spesso un preventivo non sufficientemente chiaro e preciso può facilmente compromettere un’interessante possibilità di business. Il fattore che determina la scelta di un preventivo o di un altro, non consiste unicamente nel proporre prezzi concorrenziali. Per distinguere la propria offerta dalle altre, è necessario piuttosto prestare la massima attenzione ai dettagli, presentando il proprio lavoro in ogni singolo aspetto e giustificando adeguatamente ogni spesa che il cliente dovrà sostenere.
Caratteristiche di un Preventivo
In sostanza, un preventivo non è solo una proposta commerciale, ma un’opportunità per presentare la propria professionalità. Deve essere semplice ma preciso, facile da comprendere, redatto in uno stile personale ma adeguato alle proprie competenze e alle richieste del cliente.
Un preventivo deve essere necessariamente personalizzato ed elaborato su misura, lasciando intendere al cliente di avere a disposizione un’offerta studiata e creata in base alle sue specifiche esigenze.
A una richiesta di preventivo si consiglia di rispondere con sollecitudine, ma solo dopo avere effettuate tutte le necessarie valutazioni. Risulta essere importante indicare chiaramente la data precisa in cui il preventivo è stato redatto e il termine massimo in cui il cliente può usufruire dell’offerta.
La scadenza del preventivo è molto importante, visto che il cliente deve essere informato in merito alle variazioni di prezzo a cui può andare incontro, dovute alle fluttuazioni del mercato.
Non è necessario fare fretta al cliente, è sufficiente avvertirlo che, in mancanza di una risposta precisa entro il termine stabilito, sarà opportuno rinegoziare l’offerta e presentare un preventivo aggiornato.
Come Scrivere un Preventivo
Un preventivo deve trasmettere fiducia e professionalità, evitando quindi di scegliere una forma troppo rigorosa così come di esagerare con la creatività. Risulta essere importante personalizzare il documento in base al cliente che lo ha richiesto, se si tratta di un esperto, si possono utilizzare termini tecnici e descrizioni approfondite, mentre per chi non conosce le procedure di lavorazione è meglio elaborare un preventivo con un linguaggio semplice e facile da comprendere.
In ogni caso, è bene privilegiare un linguaggio corretto e scorrevole e un layout che renda la lettura dei dati più comprensibile, utilizzando elenchi numerati e parole evidenziate o sottolineate. Una rilettura attenta è molto importante per evitare i refusi, gli errori e le dimenticanze.
Soprattutto, come avviene quasi sempre, quando il preventivo è costituito da più voci, diventa necessario elencare descrizioni e costi con la massima attenzione e precisione, riportando al termine il totale, le imposte e le tasse di riferimento in base al proprio regime fiscale e gli eventuali sconti e riduzioni.
Specialmente gli sconti devono essere collocati bene in evidenza, meglio ancora se con un termine di scadenza, in modo da invogliare il cliente a prendere la decisione più rapidamente.
Un riguardo particolare deve essere riservato ai costi aggiuntivi, per evitare malintesi e incomprensioni da parte del cliente. I costi supplementari si riferiscono di solito alle modifiche e alle variazioni che il cliente potrebbe richiedere dopo avere accettato il preventivo. Risulta essere necessario informarlo con estrema chiarezza della necessità di applicare un costo aggiuntivo nel caso di richieste che fuoriescono da quanto è stato concordato con il preventivo originale.
I costi extra non riguardano solo le ore di mano d’opera, ma anche l’acquisto di prodotti e materiali dietro specifica richiesta, il trasporto, l’eventuale gestione dei resi, la rimozione e smaltimento dei vecchi materiali e così via.
Per potere fornire una data di termine o di consegna dei lavori descritti nel preventivo è necessario essere in grado di gestire con precisione tutte le diverse fasi. Nel calcolo della data di consegna dei lavori, è opportuno considerare che la partenza dei lavori avverrà solo dopo che il cliente avrà accettato il preventivo.
Qualora fosse necessario un ulteriore tempo di attesa dovuto alla necessità di reperire materiali, informazioni o permessi e documenti, è importante specificarlo, in maniera tale da evitare di assumere responsabilità che non competono.
Il metodo di pagamento deve essere chiaro ed evidente, per non dare luogo ad alcun errore e ritardo. Risulta essere importante specificare la modalità preferita, che potrebbe essere il bonifico bancario, la carta di credito, l’assegno circolare, il versamento su PayPal o qualsiasi altra forma ritenuta adatta.
Nel caso in cui si tratti di una somma piuttosto consistente, si consiglia di proporre un pagamento frazionato, richiedendo magari un acconto e la possibilità di saldare in due o tre rate. La richiesta di un acconto è importante anche quando, pur essendo stato stabilito un pagamento a lungo termine, la necessità è quella di sostenere delle spese in anticipo, magari per l’acquisto dei materiali.
Un preventivo, come si è detto, è una proposta redatta per un unico cliente, che dovrà esaminarla e approvarla, o chiedere di apportare qualche modifica. Per tale ragione, è il cliente che deve apporre la sua firma come segno di accettazione del documento. Risulta essere dunque importante che in fondo al preventivo sia riservato uno spazio per inserire timbro o firma per accettazione e, dopo la firma, fornire una copia del documento al cliente stesso.
Realizzare un Preventivo Efficace
In realtà, non esiste una formula specifica per redigere un preventivo efficace, che possa convincere il cliente a firmare alla prima lettura, ma è possibile studiare la situazione e cercare di fornire una risposta adeguata ad ogni specifica esigenza.
Prima di partire con il preventivo, è molto importante cercare di catturare la fiducia del potenziale cliente con una serie di argomenti che vadano oltre a ciò che è da preventivare, in modo da avere maggiori chance di essere selezionati tra un gruppo di professionisti appartenenti allo stesso settore.
Proporre una consulenza gratuita e senza impegno è un’ottima idea per capire meglio le esigenze di un cliente ma anche per mettere in evidenza le proprie competenze, i punti di forza e la propria disponibilità nell’affrontare e portare a termine il nuovo progetto.
Nel realizzare il preventivo, molto importante è rispettare il budget a disposizione del cliente ed evitare qualsiasi tentativo per andare oltre, il rischio è quello di un rifiuto categorico.
Ognuno, nel momento in cui si rivolge ad un professionista per richiedere qualsiasi tipo di servizio, desidera poter raggiungere determinati obiettivi e, al contempo, risolvere una serie di problemi più o meno importanti. Risulta essere tassativo cercare di capire entrambe le situazioni e valutare le priorità esposte dal cliente, studiando una strategia adatta.
Prima di iniziare a redigere un preventivo, è quindi molto importante conoscere il cliente più profondamente possibile, in modo da comprenderne le reali necessità e agire di conseguenza.
Si consiglia di evitare di formulare preventivi standard, ma di fornire esclusivamente una risposta precisa alla richiesta valutando quanto il cliente sia disposto a spendere, le tempistiche e le preferenze. Qualsiasi tentativo di variazione, sia in eccesso che in difetto, potrebbe facilmente non essere accolta. Un preventivo per ristrutturazione della casa è ovviamente diverso dal preventivo di un imbianchino, dal preventivo per la realizzazione dell’impianto elettrico e dal preventivo di un idraulico.
Modello Preventivo
In rete è possibile trovare modelli preimpostati di preventivo, come i fac simile proposti in questa pagina, da completare con i propri dati, i dati del cliente e le varie informazioni relative allo svolgimento dei lavori o alla fornitura dei servizi richiesti, le scadenze, gli sconti, i costi supplementari, i termini di pagamento e così via. Utilizzare uno di questi moduli può essere un’idea eccellente per chi desideri risparmiare tempo, magari riportando lo schema offerto dal modello sulla propria carta intestata.
La soluzione migliore rimane comunque sempre quella di creare un modello personalizzato, in modo da offrire un’immagine più consona alla propria professione. Lo schema è standard, ma colori, caratteri e marchio possono essere combinati per ottenere un risultato di una certa eleganza.
Per quanto riguarda il formato del preventivo, la soluzione migliore è quella di utilizzare Excel, al fine di effettuare immediatamente i vari calcoli, tuttavia, se il file viene inviato al cliente in formato elettronico, si consiglia di convertirlo in Pdf, per evitare problemi durante la visualizzazione. L’ideale è creare un modello di preventivo in formato Excel e utilizzarlo ogni volta in cui si presenta la necessità, esportandolo poi in Pdf.
Come si è detto, oltre al proprio marchio, all’intestazione e ai dati corretti del cliente, è necessario indicare la data di redazione del preventivo e il periodo di validità, le diverse voci relative al tipo di lavoro richiesto con il costo unitario, lo sconto e il prezzo finale, il totale più le varie tasse e imposte previste dalla legge, i termini e le modalità di pagamento, la propria firma e la firma del cliente per accettazione.
Sul fondo del documento si possono aggiungere le note relative agli eventuali costi supplementari e maggiorazioni, ai possibili ritardi dovuti a problemi di fornitura di materiali e ad altri imprevisti che potrebbero verificarsi nel corso dei lavori.
