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L’emergere di perdite rilevanti nel bilancio di una cooperativa richiede decisioni formali e tempestive da parte degli organi sociali. Il verbale di assemblea per la copertura delle perdite è il documento che attesta le scelte dei soci circa le modalità di riequilibrio patrimoniale e gli adempimenti conseguenti. Redigere un verbale chiaro, completo e conforme alle norme è essenziale non solo per la corretta gestione interna, ma anche per rispondere agli obblighi di legge e per eventuali verifiche del Registro delle Imprese o di altri organi di controllo. In questa guida troverai indicazioni pratiche su come impostare il verbale, i riferimenti normativi da considerare e un fac-simile compilabile da utilizzare come base operativa.
Come scrivere il Verbale assemblea copertura perdite cooperativa
Il verbale deve cominciare con le formalità di rito: data, ora, luogo della riunione e modalità (in presenza, in videoconferenza o mista). È importante riportare con precisione chi ha convocato l’assemblea, specificando se la convocazione è stata disposta dal consiglio di amministrazione o, in caso di inerzia degli amministratori, dai sindaci o dal collegio sindacale come previsto dalle norme. La composizione dei presenti deve essere descritta in modo esaustivo, indicando i soci intervenuti, le deleghe conferite e il numero di quote o di voti rappresentati, così da documentare il rispetto dei quorum statutari e legali. Per orientarsi sui casi di perdita del capitale sociale e sugli obblighi di convocazione, si possono consultare le indicazioni messe a disposizione dalle Camere di Commercio, ad esempio il documento tecnico disponibile sul sito della Camera di Commercio di Padova e Rovigo.
Dopo le formalità iniziali il verbale deve ricostruire il contesto che ha reso necessaria la deliberazione: la presentazione del bilancio e la rilevazione delle perdite, la relazione degli amministratori che spiega le cause e l’entità delle perdite, e il parere dei sindaci o del revisore legale, se presente. È opportuno riprodurre sinteticamente i dati numerici principali (utile/perdita di esercizio, ammontare delle riserve disponibili, consistenza del capitale sociale) e richiamare eventuali relazioni tecniche allegate al verbale. Per approfondimenti sul trattamento delle perdite e sulle riserve obbligatorie nelle cooperative si consiglia la lettura delle note tecniche pubblicate da professionisti e le indicazioni del Consiglio Nazionale dei Commercialisti in materia di copertura delle perdite per le cooperative.
La parte centrale del verbale è la trascrizione della proposta e della deliberazione. È utile riportare testualmente la proposta avanzata dall’organo amministrativo o da un socio: la specificazione delle modalità di copertura (utilizzo di riserve legali o statutarie, imputazione di utili a nuovo, aumento del capitale sottoscritto e versato, conferimenti straordinari da parte dei soci, riduzione del capitale sociale o altra misura straordinaria) deve essere chiara e quantificata. Se l’assemblea delibera un aumento di capitale o conferimenti, il verbale deve indicare l’importo complessivo, le scadenze per il versamento, le modalità di sottoscrizione e l’eventuale esclusione o limitazione del diritto di opzione, con la relativa motivazione. Nel caso di deliberazione di riduzione del capitale o di altre misure che implicano modifiche statutarie, il verbale deve richiamare l’ordine del giorno e la specifica modifica statutaria approvata.
È fondamentale che il verbale contenga la formula della votazione con l’esito numerico: numero dei voti favorevoli, contrari e astenuti, nonché l’indicazione del quorum raggiunto in occasione della deliberazione. Vanno anche annotate eventuali dichiarazioni personali rilevanti dei soci o dei consiglieri e le eventuali condizioni poste all’approvazione. La redazione dovrà inoltre prevedere la delega agli amministratori per gli adempimenti successivi: l’incarico di depositare la delibera e il bilancio aggiornato al Registro delle Imprese, la comunicazione all’Agenzia delle Entrate se rilevante, e l’aggiornamento dei libri sociali e della contabilità. Il deposito al Registro delle Imprese è un adempimento essenziale, soprattutto nei casi in cui la perdita comporti situazioni di allerta per la continuazione dell’attività; a tal fine consultare la documentazione della Camera di Commercio è sempre consigliabile.
La normativa impone particolari cautele nei casi estremi. Se il capitale sociale è stato azzerato, gli amministratori o l’organo amministrativo devono constatare la circostanza e, ove non intervengano tempestive iniziative di copertura, devono adottare le misure previste dal Codice Civile, compresa la eventuale dichiarazione di scioglimento e il deposito degli atti al Registro delle Imprese. L’articolo richiamato per le cooperative in tali situazioni è l’art. 2545-duodecies del Codice Civile, che disciplina conseguenze e procedure; la prassi camerale illustra le modalità operative per la segnalazione al Registro delle Imprese e la documentazione necessaria. Il verbale deve quindi ricostruire con precisione eventuali determinazioni degli amministratori in ordine al sopravvenuto azzeramento del capitale e alle decisioni conseguenti.
Dal punto di vista tecnico-contabile, il verbale dovrebbe richiamare le scelte operate in termini di imputazione contabile delle perdite e l’eventuale piano di recupero predisposto dal management. È buona prassi allegare al verbale il bilancio d’esercizio, la relazione degli amministratori, la relazione del collegio sindacale o del revisore e ogni documento integrativo che giustifichi la scelta di copertura. Va indicato anche il termine entro il quale gli amministratori devono compiere gli adempimenti previsti e il conferimento di poteri per la sottoscrizione e il deposito degli atti presso il Registro delle Imprese e gli altri uffici competenti.
In fase di chiusura del verbale è opportuno riportare la dichiarazione che la delibera sarà trascritta nel libro delle assemblee e gli eventuali successivi adempimenti contabili. Per completezza e conformità, il verbale deve essere sottoscritto dal presidente dell’assemblea e dal segretario verbalizzante, o da due soggetti delegati alla firma ove previsto dallo statuto. Qualora la delibera richieda modifiche statutarie o atti soggetti a iscrizione, il testo delle modifiche approvate andrà allegato al verbale e predisposto nella forma richiesta per l’iscrizione presso il Registro delle Imprese.
Infine, pur non essendoci un modello unico emanato da Ministeri o dall’Agenzia delle Entrate per il verbale specifico di copertura perdite delle cooperative, le indicazioni del Codice Civile e le prassi camerali costituiscono il riferimento operativo. Si raccomanda di verificare lo statuto della cooperativa per eventuali prescrizioni specifiche in materia di quorum, maggioranze e riserve indivisibili, come anche di confrontarsi con il commercialista o il consulente societario per la verifica degli aspetti fiscali e contabili. I portali e le guide predisposte dalle Camere di Commercio locali sono spesso la fonte più utile per modelli e chiarimenti pratici: ad esempio il documento del Registro Imprese consultabile presso la Camera di Commercio fornisce esempi e istruzioni operative.
Fac simile Verbale assemblea copertura perdite cooperativa
Verbale dell’Assemblea Straordinaria della Cooperativa ________________ con sede legale in ________________ (Prov. ________________), via ________________, iscritta al Registro delle Imprese di ________________ al n. ________________.
In data ________________, alle ore ________________, presso ________________ si è riunita l’Assemblea dei soci, regolarmente convocata con avviso del ________________ e pubblicazione secondo le modalità previste dallo statuto. Sono presenti i soci: ________________. Sono presentate deleghe per i soci assenti, per un totale di ________________ voti rappresentati. L’assemblea è presieduta dal Sig./Sig.ra ________________ in qualità di Presidente e assume la funzione di segretario verbalizzante il Sig./Sig.ra ________________.
Il Presidente dichiara che l’assemblea è validamente costituita ai sensi dello statuto e del Codice Civile e pone all’ordine del giorno il seguente punto: esame del bilancio chiuso al __/__/____, constatazione delle perdite di esercizio e deliberazione in merito alla loro copertura, con eventuale modifica statutaria/conferimento di poteri agli amministratori per gli adempimenti conseguenti.
I lavori si aprono con la presentazione del bilancio da parte degli amministratori, che illustrano i risultati economico-patrimoniali e le cause che hanno determinato la perdita per un importo pari a Euro ________________. Prende la parola il Collegio Sindacale/il Revisore che esprime il proprio parere nella relazione allegata, datata __/__/____. Sono allegati al presente verbale: il bilancio d’esercizio chiuso al __/__/____, la relazione degli amministratori e la relazione del collegio sindacale/revisore.
Dopo aver preso visione della documentazione e discusso le possibili soluzioni, il Presidente propone la seguente deliberazione, che si riporta testualmente: “L’Assemblea, esaminata la relazione degli amministratori e il bilancio chiuso al __/__/____, prende atto della perdita di esercizio pari ad Euro ________________ e del relativo stato patrimoniale. L’Assemblea delibera di coprire la perdita mediante ________________ (indicare: utilizzo riserve legali/statutarie per Euro ________________; imputazione di utili a nuovo per Euro ________________; aumento del capitale sociale sottoscritto e versato per Euro ________________; conferimenti straordinari per Euro ________________; altra modalità ________________), con le modalità e i termini di seguito indicati: ________________________________________________________________.”.
Si procede alla votazione e il risultato è il seguente: voti favorevoli ________________; voti contrari ________________; astenuti ________________. L’assemblea dichiara approvata la delibera con il quorum richiesto.
L’Assemblea conferisce agli amministratori ogni più ampio potere per: adottare gli atti conseguenti alla presente delibera; richiamare e riscuotere i conferimenti; sottoscrivere, se del caso, le modifiche statutarie approvate; depositare la presente delibera, unitamente al bilancio e alla documentazione richiesta, presso il Registro delle Imprese di ________________; adempiere a ogni altro obbligo formale, fiscale e contabile necessario per l’efficacia della deliberazione, e per la sua opposizione o impugnazione prevista dalla legge.
Si dà atto che la deliberazione sarà trascritta nel libro delle assemblee e che al verbale vengono allegati: copia del bilancio, relazione degli amministratori, relazione del collegio sindacale/revisore, elenco soci presenti e deleghe. Per quanto concerne i termini e le modalità tecniche per l’iscrizione al Registro delle Imprese, gli amministratori sono incaricati di provvedere entro il termine di legge e in conformità alla normativa vigente.
Non essendovi ulteriori argomenti all’ordine del giorno, l’Assemblea viene sciolta alle ore ________________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente ________________
Il Segretario ________________
Allegati: bilancio al __/__/____; relazione amministratori; relazione collegio sindacale/revisore; elenco soci e deleghe.
Il fac-simile proposto ha natura esemplificativa e deve essere adattato alle specificità statutarie e organizzative della singola cooperativa. Prima dell’utilizzo per atti ufficiali si consiglia la verifica con il consulente legale o il commercialista incaricato, che potrà adattare la formulazione alle esigenze pratiche e alle disposizioni normative applicabili. In caso di dubbi procedurali o per la consultazione di modelli depositabili presso il Registro delle Imprese, le Camere di Commercio mettono a disposizione documentazione e guide operative come quella richiamata nella presente guida.
