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In questa guida spieghiamo cosa risulta essere la lettera di richiamo e mettiamo a disposizione un fac simile da scaricare.
Alle volte, un datore di lavoro si trova costretto a inviare un ammonimento scritto di questo tipo. Ciò avviene quando il dipendente comincia a non attenersi più alle regole di condotta imposte dal codice disciplinare. Se accade questo, dopo il canonico richiamo verbale, è possibile ricorrere alla lettera scritta nel caso il dipendente decida di proseguire con il suo atteggiamento. Di conseguenza, ogni imprenditore o responsabile del personale dovrebbe conoscere questo strumento.
Caratteristiche della Lettera di Richiamo
Come anticipato, la lettera di richiamo è un vero e proprio documento scritto, da consegnare ad un dipendente dopo un reiterato comportamento scorretto. Qui è bene chiarire da subito che, la lettera scritta rappresenta una vera e propria sanzione disciplinare. Si parla quindi di un provvedimento disciplinare dotato di un certo peso, in quanto rappresenta un ammonimento ufficiale in termini di cattiva condotta.
Risulta essere importante anche sapere che il datore di lavoro non è obbligato a presentare la lettera dopo un ammonimento verbale, la prima, infatti, può essere redatta e consegnata al dipendente anche senza passare dal richiamo a voce.
Nella pratica, la lettera di ammonimento di solito viene usata quando emergono le prime avvisaglie di scorrettezza da parte del lavoratore. Si tratta quindi di uno strumento che serve per allertare il dipendente e per fargli capire che la sua linea di condotta non sarà più tollerata. In sintesi, è uno strumento che viene utilizzato per riallineare i comportamenti del dipendente al codice di condotta previsto dall’azienda.
Da sottolineare il fatto che la lettera di richiamo agisce a tutela di entrambi, in quanto permette ai due soggetti di proseguire il proprio rapporto per il bene dell’azienda. Se il dipendente sa svolgere il proprio lavoro, infatti, per il datore è sconveniente licenziarlo. Allo stesso tempo, grazie al richiamo, un dipendente può comprendere di aver sbagliato, facendo più attenzione in futuro. Per fare un esempio, il richiamo scritto viene spesso impiegato quando un lavoratore comincia ad accumulare troppi ritardi. Oppure quando inizia ad usare le dotazioni aziendali, come il laptop o lo smartphone, per fini personali. Si tratta di comportamenti non concessi ma comunque non gravi, motivo per cui può bastare una semplice lettera per riallineare questi errori.
In base a quanto detto fino a questo momento, la lettera di richiamo è un ammonimento che si pone prima di un’eventuale azione drastica come il licenziamento. Non a caso, viene considerata come una sorta di richiamo leggero, che al tempo stesso non deve mai essere sottovalutato dal dipendente. Questo per via del fatto che il richiamo ha un duplice scopo, da un lato criticare in via ufficiale chi si è macchiato di una scorrettezza, dall’altro avvertirlo che non verranno concesse altre possibilità.
Quando Inviare una Lettera di Richiamo al Dipendente
Non è affatto detto che la lettera di richiamo al dipendente possa rappresentare la soluzione migliore. Per fare un esempio, è il caso di produrla e di consegnarla quando l’impiegato ha già dimostrato di avere sorpassato una certa linea tollerabile. In questo modo lo si ammonisce, dandogli la possibilità di aggiustare gli errori e di ritornare al rispetto del codice di condotta.
In altri casi, la lettera di ammonimento può non essere lo strumento adatto per risolvere la situazione. Se il comportamento tenuto dal dipendente è grave o comunque molto importante, dargli una seconda possibilità potrebbe causare un ulteriore danno all’azienda. Inoltre, in certi casi il dipendente è già conscio del proprio comportamento, e non è detto che abbia intenzione di modificarlo. In questo caso bisognerebbe prima analizzare la situazione, per capire se quella risorsa umana è recuperabile, e solo dopo procedere con la lettera. Inoltre, non è il caso di spedire l’ammonimento scritto se l’errore è stato minimo o frutto di distrazione. Qui basta un semplice richiamo verbale, per evitare di inasprire inutilmente i rapporti.
Il richiamo scritto in forma di lettera, come detto, può essere usato come ammonimento in svariate occasioni. Qui di seguito verrà elencata una lista di situazioni che potrebbero convincere un datore di lavoro ad utilizzare questo strumento.
-Ritardi reiterati o uscite prima dell’orario di lavoro
-Negligenza durante lo svolgimento dei compiti assegnati al dipendente
-Ritardo nella comunicazione di un’assenza improvvisa
-Utilizzo improprio di strumenti hardware aziendali
-Utilizzo improprio della connessione Internet sul posto di lavoro
-Qualsiasi comportamento possa ledere l’immagine dell’azienda
-Qualsiasi comportamento contrario alle regole del codice disciplinare
L’ultimo punto è importante. Per fare in modo che le sanzioni disciplinari siano valide, è necessario provvedere all’affissione del codice disciplinare, cioè l’estratto del contratto collettivo e l’eventuale regolamento aziendale relativi alle sanzioni disciplinari, in un luogo accessibile ai lavoratori. Nel caso in cui il codice disciplinare non sia affisso in ogni unità produttiva, la sanzione è nulla.
Come Scrivere una Lettera di Richiamo al Dipendente
Per iniziare, ogni comportamento che determina un’infrazione rilevante ai fini disciplinari deve essere contestato in modo tempestivo. Questo significa che tra il fatto e la contestazione deve passare un tempo contenuto, anche se solitamente non è quantificato.
Per scrivere la lettera di richiamo è possibile scaricare il modulo presente in fondo a questa pagina, così da potersi limitare all’inserimento delle informazioni richieste. Nel caso in cui si preferisse redigerla di proprio pugno, è bene rispettare certe regole nella compilazione di questo ammonimento scritto. Di conseguenza, occorre approfondire punto per punto tutti gli elementi da inserire in una lettera di richiamo. Per prima cosa, occorre creare un’intestazione contenente il nome e il cognome del dipendente soggetto al richiamo. In secondo luogo, viene la parte più importante, ovvero il corpo centrale che ospiterà le motivazioni del richiamo. Qui è bene specificare con chiarezza il tipo di comportamento errato adottato dal lavoratore, per fugare ogni dubbio.
Di norma, è il caso di fare seguire questa parte a una sezione in cui si chiede al dipendente di modificare quel comportamento non concesso dal codice di condotta. Poi si riportano le eventuali conseguenze che ci saranno nel caso in cui il lavoratore continui con i suoi comportamenti.
Inoltre, è compito del datore di lavoro indicare nella lettera anche i giorni a disposizione del lavoratore per un’eventuale contestazione. Se la situazione è già tesa, non di rado la lettera di richiamo può spingere il dipendente verso questa reazione. Di conseguenza, è dovere del datore di lavoro indicare una data entro la quale presentare eventuali prove a sua discolpa. Il termine in questione non può mai essere inferiore a cinque giorni.
In questo caso si fa riferimento lettera di risposta al richiamo. Si tratta di un documento che il ricevente può redigere per dare ragione al datore di lavoro o per presentare una contestazione.
Infine, prima di proseguire oltre, serve specificare che il datore può consegnare la lettera direttamente al dipendente oppure spedirla per posta raccomandata.
Contestazione Lettera di Richiamo
Dopo che ha ricevuto la lettera di richiamo, il dipendente ha a disposizione cinque giorni di tempo per rispondere inviando una comunicazione attraverso la quale può difendersi. Risulta essere importante sottolineare che non si tratta di un obbligo, Il lavoratore può infatti scegliere se presentare le proprie giustificazioni o meno.
Sarà poi il datore di lavoro a valutare la risposta del lavoratore per decidere se procedere con la sanzione disciplinare. Nel caso in cui il datore di lavoro decida di procedere con le sanzioni, dovrà fornire una motivazione della propria decisione, spiegando per quale ragione ha deciso di non accogliere le motivazioni fornite dal lavoratore.
Il datore di lavoro, se vuole procedere con la sanzione, deve comunicarla al lavoratore entro 10 giorni da quando il questo ha presentato le sue giustificazioni o, nel caso in cui non lo abbia fatto, dalla scadenza del termine a difesa, cioè cinque giorni dal ricevimento della lettera di richiamo.
Superati i 10 giorni, un’eventuale sanzione da parte del datore di lavoro viene considerata nulla.
Fac Simile Lettera di Richiamo
Il fac simile lettera di richiamo presente in questa pagina è in formato Doc, può quindi essere scaricato e modificato in base alle proprie esigenze.
Nel modello è quindi necessario indicare
-Il comportamento non tollerato. Per esempio, in caso di lettera di richiamo per errore sul lavoro bisogna indicare chiaramente il comportamento scorretto che ha portato all’errore.
-La richiesta di cambiamento del comportamento.
-Le eventuali conseguenze giuridiche in caso di persistenza di tale comportamento
Si tratta quindi di un modello editabile che può essere utilizzato come esempio per scrivere una lettera di richiamo disciplinare.
