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In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di presentazione aziendale e mettiamo a disposizione un fac simile di lettera di presentazione aziendale da scaricare e da utilizzare come esempio.
Per quanto non sia molto utilizzata, la lettera di presentazione aziendale è un metodo efficace per promuovere e fare conoscere la propria attività professionale o la propria azienda.
Caratteristiche Lettera di Presentazione Aziendale
La lettera di presentazione aziendale viene chiamata spesso anche lettera di presentazione commerciale e rappresenta uno strumento importante nelle campagne di marketing pianificate da aziende di ogni dimensione, imprese artigiane o commerciali e professionisti.
Sostanzialmente, si tratta di una vera presentazione della propria attività, redatta in stile promozionale e commerciale, che consente di comunicare ad un potenziale cliente quelli che sono i propri prodotti o servizi. La funzione principale di questo documento è quindi quella di rappresentare il primo contatto con il pubblico.
Scrivere una mail di presentazione aziendale semplice, chiara ed efficace è un metodo più che valido per incuriosire e attirare l’attenzione di chi la riceve. Naturalmente, per potere raggiungere un risultato apprezzabile, è necessario prestare la massima attenzione nel redigere il testo, sia per la forma che per il contenuto.
Come Scrivere una Lettera di Presentazione Aziendale
Prima di tutto occorre considerare un elemento determinante, una lettera di presentazione aziendale si differisce da qualsiasi altra comunicazione commerciale, visto che si rivolge a destinatari sconosciuti, con i quali non è in corso alcuna relazione professionale.
Anzi, spesso si tratta di persone o aziende che ignorano completamente chi sia il mittente della mail, e il fine principale diventa quello di riuscire a catturare la loro attenzione.
Una lettera creata per promuovere la propria attività deve essere scorrevole da leggere, non eccessivamente lunga e non deve annoiare. Il testo deve raccontare brevemente la propria storia professionale, le competenze tecniche e i relativi vantaggi che un cliente potrebbe ottenere. Risulta essere importante anche inserire, se possibile, un portfolio dei clienti più significativi e citare gli eventuali riconoscimenti e certificazioni.
Il tono deve deve essere professionale ma al contempo lievemente confidenziale, sia pure con eleganza, evitando di entrare troppo nei dettagli e riservandosi di approfondire il discorso durante un colloquio conoscitivo a voce.
Seguire una forma professionale chiara e semplice è il primo requisito per una presentazione efficace. In sintesi, la lettera di presentazione deve essere costituita dai seguenti elementi
-Oggetto. L’oggetto della lettera deve essere sufficientemente chiaro per incuriosire il destinatario ed evitare che la cestini direttamente.
-Dati dell’azienda o dell’attività professionale, come nome o ragione sociale, indirizzo e sito web di riferimento.
-Una breve descrizione della propria attività.
-Uno o due paragrafi per rendere note, senza esagerazione, le proprie abilità.
-La propria motivazione ad entrare in contatto con il destinatario.
-Una call to action finale, ovvero l’invito, molto leggero, ad un incontro o ad una conversazione, indicando i propri recapiti telefonico e mail.
Risulta essere importante cercare di promuovere la propria attività senza forzature, indicando al lettore perché potrebbe essere interessato ai propri servizi o prodotti e quali benefici ne otterrebbe. In base al tipo di attività, l’invito a mettersi in contatto può riferirsi ad una richiesta di informazioni più approfondite, ad una consulenza tecnica o alla stesura di un preventivo personalizzato.
Occorre considerare che la call to action è di importanza fondamentale, in quanto coinvolge il lettore senza comunque insistere in maniera eccessiva.
Sostanzialmente, la lettera di presentazione aziendale si compone di due o al massimo tre paragrafi, nei quali devono comparire tutte le informazioni riguardanti la propria attività, i vantaggi che il lettore potrebbe ottenere con l’acquisto di prodotti o servizi.
Al termine, è necessario inserire tutti i propri contatti: indirizzo fisico della sede, telefono dell’ufficio, cellulare e indirizzo mail.
Come si è visto, la lettera di presentazione deve essere semplice, diretta e immediata da comprendere. Deve indicare chiaramente quali siano i propri servizi o prodotti senza esasperare il lettore con informazioni tecniche e approfondimenti, da rimandare in sede di appuntamento.
Specialmente per quanto riguarda una piccola azienda o per un libero professionista, un’idea interessante potrebbe essere quella di aprire la lettera non con la descrizione della propria attività, ma direttamente con i vantaggi che si è in grado di garantire ad un nuovo cliente.
Il testo deve essere breve ma rigorosamente privo di errori, refusi e altre imperfezioni, che potrebbero, anche se inavvertitamente, compromettere la propria immagine. Per quanto riguarda la grafica, si consiglia un font classico, nei colori blu o nero.
Risulta essere importante partire con l’obiettivo principale di farsi conoscere. Non è detto che il lettore decida immediatamente di acquistare i prodotti o di avvalersi dei servizi proposti.
Invece di promuovere eccessivamente la vendita e cercare di instaurare a tutti i costi un rapporto commerciale, è preferibile puntare sulla possibilità di ottenere un primo riscontro dal potenziale cliente, invitandolo semplicemente a rispondere alla lettera, spesso preferita al contatto telefonico, ed a richiedere una presentazione più dettagliata e una serie di informazioni approfondite.
Successivamente, una volta stabilito un primo contatto, sarà utile personalizzare le ulteriori comunicazioni sulla base delle esigenze e delle richieste specifiche di ogni potenziale cliente.
Fac Simile di Lettera di Presentazione Aziendale
Il fac simile di lettera di presentazione aziendale presente in questa pagina è in formato Doc, può quindi essere scaricato e modificato in base alle proprie esigenze. Si tratta quindi di un modello editabile che può essere utilizzato come esempio per scrivere una lettera di presentazione aziendale.
Il modello deve essere ovviamente personalizzato inserendo informazioni sulla propria azienda e su come questa può essere di aiuto al potenziale cliente.
