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Il verbale di approvazione del bilancio in una SRL non è una semplice formalità, ma l’atto che rende efficace la decisione dei soci sul bilancio d’esercizio e consente il successivo deposito al Registro delle Imprese. Una redazione accurata tutela l’operatività della società, dimostra la corretta governance e scongiura errori che possono rallentare o invalidare gli adempimenti camerali. In questa guida trovi istruzioni pratiche e un fac simile compilabile, costruiti sulla base degli standard richiesti dalle Camere di Commercio e dei riferimenti normativi essenziali.
Come scrivere il Verbale approvazione bilancio SRL
Redigere il verbale di approvazione del bilancio significa fissare, in modo completo e coerente con lo statuto, ogni elemento che prova la regolare costituzione dell’assemblea, la corretta discussione dell’ordine del giorno e la deliberazione finale. La cornice normativa di riferimento comprende le disposizioni del Codice Civile in tema di bilancio e assemblee nelle SRL, con particolare rilievo per l’articolo 2478-bis relativo ai documenti di bilancio e per le regole sulla gestione delle perdite richiamate dall’articolo 2482. A livello operativo occorre rispettare lo statuto sociale, le formalità di convocazione e le tempistiche ordinarie di approvazione, che di regola prevedono la presentazione del bilancio entro i termini civilistici e la sua approvazione entro i limiti temporali previsti dalla legge e dallo statuto.
La convocazione dell’assemblea è un passaggio fondamentale perché determina la validità dell’intero procedimento. È necessario che i soci vengano informati con i mezzi e i preavvisi indicati nello statuto o, in mancanza, secondo le regole legali applicabili, specificando con chiarezza la data, l’ora, il luogo e l’ordine del giorno, in cui deve essere espressamente indicata l’approvazione del bilancio d’esercizio e l’eventuale destinazione del risultato. La corretta convocazione consente di accertare la presenza o la rappresentanza dei soci e il capitale sociale effettivamente intervenuto, dati che devono risultare con precisione nel verbale.
Un verbale completo inizia sempre con l’identificazione della società e dei dati dell’assemblea. Devono comparire la denominazione sociale, la sede, il codice fiscale e la partita IVA se presenti, la data, l’ora e il luogo di svolgimento. Vanno poi indicati il soggetto che presiede l’assemblea, spesso l’amministratore o il presidente del consiglio di amministrazione, e l’eventuale segretario verbalizzante, quando nominato o previsto dallo statuto. È indispensabile riportare l’elenco dei soci intervenuti di persona o per delega, con la percentuale o la quota di capitale rappresentata da ciascuno, in modo da rendere verificabile il quorum costitutivo e deliberativo secondo le regole statutarie o di legge. Se sono presenti professionisti o componenti dell’organo di controllo o del revisore, è opportuno menzionarli, specificando in che veste partecipano.
L’ordine del giorno ruota tipicamente attorno all’approvazione del bilancio d’esercizio relativo a un determinato esercizio sociale, con l’indicazione della data di chiusura del periodo e della documentazione contabile esaminata. È prassi esplicitare che i soci hanno avuto modo di visionare preventivamente il progetto di bilancio, la nota integrativa, l’eventuale relazione sulla gestione e la relazione dell’organo di controllo o del revisore se presenti. In questo frangente, il presidente illustra i principali dati economici, patrimoniali e finanziari e fornisce chiarimenti alle domande dei soci. La discussione va annotata in modo sintetico ma fedele, riportando le richieste di spiegazioni, gli interventi significativi, le osservazioni sull’andamento della gestione e ogni dichiarazione di voto particolarmente rilevante ai fini della trasparenza.
La delibera rappresenta il cuore del verbale e deve descrivere con chiarezza l’esito del voto, cioè se il bilancio è approvato o respinto, e a quali condizioni. Se l’assemblea approva il bilancio, occorre aggiungere la decisione circa la destinazione dell’utile, come la distribuzione di dividendi, l’accantonamento a riserve o altre imputazioni. Se invece emergono perdite, il verbale deve dare conto delle misure adottate per la loro copertura, con riferimento ai meccanismi civilistici pertinenti. La delibera deve includere il capitale rappresentato in assemblea, il computo dei voti favorevoli, contrari e astenuti e la sussistenza dei quorum richiesti, nonché l’eventuale presenza di limitazioni al diritto di voto o di conflitti d’interesse dichiarati e gestiti secondo le regole applicabili.
La parte finale del verbale certifica la lettura, l’approvazione e la sottoscrizione. La firma del presidente dell’assemblea è elemento essenziale per la validità del documento, e in molti casi è prevista anche la firma del segretario. L’assenza di firme o la loro non conformità può incidere negativamente sul deposito del bilancio presso il Registro delle Imprese, fino a determinarne il rifiuto per irregolarità. Per questa ragione è consigliabile predisporre il documento con attenzione al formato, ai dati identificativi e all’allegazione puntuale di tutti gli atti richiamati.
Dal punto di vista documentale è buona prassi citare espressamente i documenti che fanno parte integrante della delibera, come il bilancio in formato approvato, la nota integrativa, la relazione sulla gestione quando obbligatoria, la relazione dell’organo di controllo o del revisore se nominati, oltre all’eventuale prospetto di destinazione degli utili o copertura delle perdite. Indicazioni coerenti e univoche consentono di evitare dubbi in sede di deposito telematico e in qualsiasi verifica successiva. Anche le eventuali deleghe devono essere conservate e, se richiesto, allegate o comunque rese disponibili, purché lo statuto e la normativa lo consentano.
Completato il verbale, si passa all’adempimento del deposito del bilancio presso la Camera di Commercio competente per il Registro delle Imprese. Questo passaggio avviene per via telematica e deve essere eseguito entro trenta giorni dalla data di approvazione, allegando il bilancio e la documentazione prevista. Le Camere di Commercio rendono disponibili istruzioni e modelli di dichiarazione di conformità che accompagnano gli allegati di bilancio e i verbali. È utile consultare le pagine istituzionali per scaricare i fac-simile aggiornati e verificare gli standard richiesti, ad esempio attraverso la sezione dedicata alle dichiarazioni e allegati della Camera di Commercio di Torino, oppure le istruzioni sul deposito bilanci pubblicate dalla Camera di Commercio di Roma. Per una visione generale del servizio di deposito telematico del Registro Imprese è utile anche il portale nazionale.
La dichiarazione di conformità è un tassello cruciale: si tratta dell’attestazione, resa da chi effettua il deposito, che i documenti informatici sono conformi agli originali e che gli allegati inviati corrispondono a quanto approvato. Le Camere di Commercio mettono a disposizione un fac-simile aggiornato, con formule standard che semplificano la corretta compilazione e che possono cambiare al variare delle prassi. Oltre alla dichiarazione di conformità, la firma digitale sugli atti è indispensabile, perché conferisce paternità e integrità ai documenti trasmessi, ed è richiesta per il verbale quando viene allegato in formato informatico al fascicolo di bilancio. Per riferimenti e modelli ufficiali è sempre consigliato consultare direttamente le pagine camerali.
Quando l’approvazione del bilancio avviene oltre i termini ordinari previsti dallo statuto o dalla legge, occorre prestare ulteriore attenzione alla fase di deposito. In caso di deposito tardivo, le istruzioni camerali prevedono di specificare chiaramente la circostanza nelle note della pratica telematica. Questo consente all’ufficio di comprendere la ragione del ritardo e di trattare la pratica in modo coerente, evitando richieste di integrazione o rigetti dovuti a informazioni incomplete. Un richiamo a tale accortezza è presente nelle guide e avvertenze pubblicate dalle Camere di Commercio, che vanno sempre consultate nella versione più recente, come illustrato nelle pagine istituzionali già citate.
La qualità del verbale dipende anche dall’equilibrio tra sintesi e completezza. Bisogna evitare verbosi resoconti non essenziali, ma allo stesso tempo riportare tutti gli elementi che consentono di ricostruire la regolarità della convocazione, la legittimazione dei partecipanti, lo svolgimento della discussione e la legittimità della delibera. Nel caso di riunioni tenute con mezzi di telecomunicazione, se consentito dallo statuto, è opportuno indicare chiaramente la modalità di collegamento, l’identificazione dei partecipanti, la regolarità del flusso audio-video e l’idoneità a partecipare alla discussione e alla votazione in modo simultaneo. Un riferimento espresso alle clausole statutarie che abilitano la riunione non in presenza rende il verbale più robusto in termini probatori.
Un’attenzione specifica merita la sezione sulla destinazione del risultato. Quando l’esercizio si chiude con un utile, la delibera può prevedere la distribuzione ai soci, l’accantonamento a riserva legale e ad altre riserve, o la destinazione a investimenti futuri. Le percentuali e gli importi devono essere indicati con precisione, in coerenza con il bilancio approvato. Quando invece l’esercizio si chiude in perdita, la delibera deve spiegare se la perdita viene portata a nuovo, se si utilizzano riserve disponibili o se si intraprendono misure previste dal Codice Civile in materia di perdite del capitale. In tutti i casi è utile specificare se l’organo amministrativo è delegato ad eseguire gli adempimenti conseguenti, come il deposito del bilancio, e a compiere gli atti necessari per dare piena esecuzione alla decisione dei soci.
La chiusura dell’assemblea deve riportare l’ora di scioglimento e la dicitura che il verbale è stato letto, approvato e sottoscritto. La tempestiva sottoscrizione, accompagnata dalle firme richieste, riduce il rischio di rilievi in fase di deposito e conferma la linearità del processo decisionale. È consigliabile conservare copia digitale e cartacea del verbale e degli allegati, mantenendo coerenza di contenuto tra le versioni e curando l’archiviazione secondo le politiche interne della società. In un’ottica di compliance, l’allineamento tra deliberazioni assembleari, libri sociali e adempimenti esterni è un presupposto essenziale per il buon funzionamento della governance.
Sebbene non sia in genere richiesto l’intervento del notaio per l’approvazione del bilancio nelle SRL, salvo diverse previsioni statutarie o specifiche esigenze, è sempre utile verificare con attenzione le regole interne della società e la prassi della Camera di Commercio territorialmente competente. In presenza di organi di controllo o revisori, la loro relazione dev’essere trattata in assemblea e menzionata nel verbale, affinché resti traccia dell’avvenuta presentazione. Quando la società adotta particolari principi contabili o schemi di bilancio, è opportuno che il presidente dell’assemblea chiarisca eventuali aspetti tecnici, riportando nel verbale almeno i passaggi salienti emersi nel confronto con i soci.
Per un quadro documentale coerente con gli standard camerali, oltre alle norme codicistiche è utile consultare le istruzioni pubblicate dalle Camere di Commercio, che illustrano anche le formule e le dichiarazioni richieste al momento del deposito del bilancio. Le indicazioni operative, i fac-simile e le specifiche tecniche vengono aggiornate per adeguarsi sia all’evoluzione normativa sia alle esigenze pratiche del sistema informativo camerale. Le risorse istituzionali già richiamate, come la pagina della Camera di Commercio di Torino dedicata alle dichiarazioni e allegati e la guida al deposito bilanci della Camera di Commercio di Roma, costituiscono un punto di riferimento affidabile e aggiornato.
Infine, vale la pena ribadire che la qualità del verbale non è solo una questione formale. Una verbalizzazione chiara e completa riduce le aree di incertezza, facilita il confronto con i soci nel tempo, supporta i professionisti incaricati degli adempimenti e consente di gestire in modo corretto e tempestivo il deposito al Registro Imprese. Adottare un modello coerente con gli standard e adeguarlo alle specificità della propria SRL è la soluzione più efficace per coniugare precisione giuridica ed efficienza operativa.
Fac simile Verbale approvazione bilancio SRL
VERBALE DI ASSEMBLEA ORDINARIA DEI SOCI PER L’APPROVAZIONE DEL BILANCIO D’ESERCIZIO
Società: ________________
Sede legale: ________________
Codice fiscale/Partita IVA: ________________
REA n.: ________________
Capitale sociale: ________________
Esercizio sociale chiuso al: ________________
Data dell’assemblea: ________________
Ora e luogo di svolgimento: ________________
È presente il Presidente dell’assemblea: ________________
È presente il Segretario verbalizzante: ________________
Il Presidente, assunta la presidenza ai sensi dello statuto, constata e fa constatare che l’assemblea è stata regolarmente convocata con le modalità e nei termini previsti dallo statuto e dalla legge, che sono presenti o rappresentati i soci di seguito indicati e che l’assemblea è validamente costituita per discutere e deliberare sull’ordine del giorno. Sono presenti o rappresentati i seguenti soci, con indicazione della quota di partecipazione al capitale sociale: ________________
Il Presidente dichiara aperta l’assemblea e dà lettura dell’ordine del giorno: approvazione del bilancio d’esercizio al ________________ e deliberazioni inerenti e conseguenti, ivi compresa la destinazione del risultato d’esercizio. Il Presidente illustra il progetto di bilancio predisposto dall’organo amministrativo, esponendo i principali dati economici, patrimoniali e finanziari e richiamando la documentazione messa a disposizione dei soci, e precisamente la nota integrativa, l’eventuale relazione sulla gestione e la relazione dell’organo di controllo o del revisore, ove nominati. Il Presidente dà inoltre atto che i soci hanno potuto visionare la suddetta documentazione nei termini di legge e di statuto.
Segue la discussione: intervengono i soci ________________ che chiedono chiarimenti in merito a ________________, ai quali il Presidente e gli amministratori rispondono fornendo le necessarie delucidazioni. Vengono inoltre evidenziati gli aspetti relativi a ________________ ed è dato atto di eventuali proposte formulate dai soci in ordine alla destinazione dell’utile o alla copertura della perdita.
Esaurita la discussione, si passa alla votazione sulla proposta di approvazione del bilancio d’esercizio al ________________. Il Presidente pone in votazione la proposta e, effettuato lo scrutinio, proclama il seguente esito: capitale rappresentato in assemblea pari a ________________, voti favorevoli n. ________________, voti contrari n. ________________, astenuti n. ________________. L’assemblea delibera pertanto di approvare il bilancio d’esercizio al ________________ così come presentato dall’organo amministrativo.
Con separata votazione si delibera la destinazione del risultato d’esercizio. In caso di utile, l’assemblea delibera di: distribuire ai soci l’importo complessivo di ________________, corrispondente a ________________ per ogni quota, nel rispetto delle disponibilità e dei vincoli di legge e di statuto; accantonare a riserva legale l’importo di ________________ e a riserva straordinaria l’importo di ________________, con conseguente autorizzazione all’organo amministrativo di eseguire tutti gli adempimenti necessari. In caso di perdita, l’assemblea delibera di: coprire la perdita mediante utilizzo di riserve disponibili per ________________, portare a nuovo la quota residua pari a ________________, demandando all’organo amministrativo ogni valutazione e adempimento connesso ai sensi di legge.
L’assemblea prende atto della relazione dell’organo di controllo o del revisore, ove esistente, e della relativa conclusione in merito al bilancio. Sono inserite nel presente verbale le eventuali dichiarazioni di voto dei soci che ne facciano richiesta, come segue: ________________
Viene conferito mandato all’organo amministrativo affinché provveda al deposito del bilancio approvato presso il Registro delle Imprese entro i termini di legge, allegando la documentazione richiesta e rendendo le prescritte dichiarazioni di conformità. Si dà atto che gli allegati formano parte integrante e sostanziale del presente verbale, e precisamente: bilancio d’esercizio approvato al ________________ con i relativi prospetti, nota integrativa, eventuale relazione sulla gestione, eventuale relazione dell’organo di controllo o del revisore.
Null’altro essendovi da deliberare e nessuno chiedendo la parola, il Presidente dichiara chiusa l’assemblea alle ore ________________. Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto.
Luogo e data: ________________
Il Presidente: ________________
Il Segretario: ________________
Eventuali allegati: Bilancio d’esercizio al ________________ con prospetti contabili; Nota integrativa; Relazione sulla gestione, se dovuta; Relazione dell’organo di controllo o del revisore, se presenti; Documentazione delle deleghe utilizzate in assemblea, se richiesta.
Dichiarazione di conformità ai fini del deposito: Il sottoscritto ________________, in qualità di ________________, dichiara che il presente verbale informatico è conforme all’originale sottoscritto e che gli allegati trasmessi sono conformi ai documenti approvati dall’assemblea in data ________________, ai sensi della normativa vigente.
Sottoscrizione con firma digitale del Presidente e, ove previsto, del Segretario.
Note per l’uso del fac simile: Il modello è predisposto per assemblee tenute in presenza o in videoconferenza. In caso di riunione con mezzi di telecomunicazione, inserire un passaggio che attesti l’identificazione dei partecipanti, la regolarità del collegamento e la possibilità di intervenire e votare in tempo reale, secondo le previsioni statutarie. Adeguare sempre le formule ai contenuti del bilancio approvato e alle specificità della SRL, verificando il rispetto delle soglie legali e delle clausole statutarie applicabili.
