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Quando una società a responsabilità limitata unipersonale chiude l’esercizio, l’approvazione del bilancio passa attraverso un atto tanto semplice quanto delicato: il verbale del socio unico. Non esiste un modello ministeriale predefinito, ma la decisione deve rispettare alcuni requisiti formali essenziali e deve essere depositata al Registro delle Imprese nei tempi e con le modalità stabilite. Capire come strutturare correttamente il verbale, cosa inserire e come completare il deposito telematico è fondamentale per evitare rigetti della pratica e ritardi nella pubblicità legale. In questa guida trovi istruzioni pratiche, riferimenti istituzionali e un fac simile compilabile, pensato appositamente per le SRL unipersonali.
Come scrivere il Verbale approvazione bilancio SRL unipersonale
Nel contesto della SRL unipersonale la decisione non è una delibera assembleare in senso stretto, ma una decisione del socio unico, redatta in forma scritta e trascritta nel libro delle decisioni dei soci o nel libro dedicato al socio unico. La struttura del verbale, pur priva di un modello ministeriale obbligatorio, deve contenere alcune informazioni irrinunciabili che permettono alla Camera di Commercio di verificarne la validità formale al momento del deposito. Le prassi consolidate delle Camere di Commercio, così come i richiami normativi sulla Comunicazione Unica e sul deposito dei bilanci, confermano che gli elementi cardine sono la chiara identificazione della società, l’indicazione della data e del luogo in cui la decisione è assunta, l’oggetto della decisione con l’approvazione del bilancio e la destinazione dell’utile o la copertura della perdita, oltre alla sottoscrizione del socio unico. A livello istituzionale è riconosciuto che non vi sia un modello ministeriale vincolante, ma che vadano rispettate le formalità essenziali e i termini di deposito, con invio telematico tramite Comunicazione Unica al Registro delle Imprese.
Prima di redigere il verbale, l’organo amministrativo predispone il bilancio d’esercizio secondo gli schemi di legge. Nella prassi il bilancio è generato nei formati richiesti per il deposito, in particolare lo schema XBRL per stato patrimoniale e conto economico, con eventuali allegati in PDF/A per documenti non convertibili, come la nota integrativa se non in XBRL, la relazione sulla gestione quando dovuta, le relazioni dell’organo di controllo o del revisore quando presenti. Il socio unico prende visione del bilancio e degli allegati e assume per iscritto la decisione di approvazione, indicando con precisione la chiusura dell’esercizio, il risultato (utile o perdita) e la relativa destinazione o copertura. È buona prassi richiamare che il bilancio approvato è quello predisposto dall’amministratore, con gli stessi dati che saranno poi trasmessi telematicamente senza scostamenti, per evitare dinieghi in fase di deposito.
Nel testo del verbale conviene aprire con un’intestazione chiara che identifichi la società con la denominazione, la forma giuridica SRL unipersonale, la sede legale, il codice fiscale e la partita IVA, l’iscrizione al Registro delle Imprese e il capitale sociale sottoscritto e versato. Queste indicazioni, oltre a fungere da segni identificativi univoci, semplificano l’istruttoria camerale nel caso in cui la società abbia denominazioni simili a imprese omonime. Subito dopo è opportuno indicare la qualità soggettiva di chi sottoscrive, specificando che si tratta del socio unico, e riportando i suoi dati identificativi minimi, come nome e cognome o denominazione se persona giuridica, codice fiscale e domicilio o sede. In molte SRL unipersonali il socio unico coincide anche con l’amministratore, ma non è un requisito: laddove ci sia coincidenza di ruoli, si può darne atto per trasparenza, altrimenti si distingue tra chi approva come socio e chi, eventualmente, interviene come amministratore verbalizzante.
La decisione deve recare la data e il luogo esatti di adozione. La data è decisiva perché da essa decorre il termine di trenta giorni per il deposito del bilancio presso il Registro delle Imprese, termine che, per consolidata prassi e in coerenza con il quadro normativo civilistico, è perentorio ai fini della pubblicità legale. L’oggetto della decisione deve essere espresso in modo inequivoco: approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al giorno, mese e anno indicati, con presa d’atto della documentazione a corredo qualora presente, come la relazione sulla gestione, la relazione dell’organo di controllo o del revisore. Se non vi è organo di controllo o revisore, si può dichiarare che non sono state redatte relazioni di controllo in quanto non sussistono i presupposti o non è stato nominato alcun organo. L’approvazione può contenere, laddove necessario, anche l’approvazione del bilancio consolidato, ma nelle SRL unipersonali ciò si verifica di rado, data la frequente assenza di obbligo di consolidamento.
Il cuore del verbale è la destinazione dell’utile o la copertura della perdita. In caso di utile, bisogna determinare la quota da destinare a riserva legale fino al limite previsto dalla legge, la quota eventuale a riserve facoltative e la parte distribuibile ai soci, che nel caso di SRL unipersonale coincide con un’unica persona. Se si prevede una distribuzione, si indicano l’importo, la data di esigibilità, le modalità di pagamento e l’eventuale ritenuta fiscale applicabile, fermo restando che la disciplina fiscale dipende dal regime del percettore e dalle norme vigenti. In caso di perdita, va deliberata la copertura mediante utilizzo di riserve disponibili, rinvio a nuovo o altre operazioni consentite dalla legge e dallo statuto, con l’eventuale obbligo di interventi sul capitale se la perdita incide oltre i limiti critici previsti dal codice civile. Formulare con precisione la destinazione dell’utile o la copertura della perdita è fondamentale per la chiarezza della decisione e per evitare richieste di integrazioni da parte dell’ufficio camerale.
Nel verbale è utile inserire un mandato espressamente conferito all’organo amministrativo per provvedere al deposito del bilancio e del verbale stesso nel termine di legge e con le modalità telematiche previste. Il deposito avviene tramite la piattaforma del Registro delle Imprese gestita dal sistema camerale e rientra nella cornice della Comunicazione Unica. Per i riferimenti istituzionali al perimetro della Comunicazione Unica e alla necessità di depositare il verbale insieme al bilancio, è possibile consultare la documentazione parlamentare che illustra l’infrastruttura normativa e digitale utilizzata dalle imprese italiane. Per gli aspetti operativi di deposito, il portale istituzionale del sistema camerale, accessibile da Registro Imprese, fornisce istruzioni aggiornate su firma digitale, allegati e tracciati, con pagine dedicate alla trasmissione dei bilanci e all’uso del formato XBRL.
Sul piano formale, la sottoscrizione del verbale da parte del socio unico è imprescindibile. Nella pratica, molte Camere di Commercio accettano che il documento sia firmato autograficamente e poi scansionato per essere allegato alla pratica, la quale viene a sua volta firmata digitalmente dall’amministratore o da un intermediario abilitato. Tuttavia, la soluzione preferibile e più lineare è la sottoscrizione del verbale con firma digitale del socio unico, poiché consente di allegare un originale informatico sottoscritto dal soggetto che ha manifestato la volontà sociale, riducendo le richieste di regolarizzazione. In ogni caso è opportuno verificare le specifiche operative della propria Camera di Commercio attraverso il portale del Registro Imprese e le guide locali, così da allineare formato, estensioni dei file e modalità di firma.
La corretta intestazione del verbale e la coerenza dei dati con quelli del bilancio allegato alla pratica telematica sono aspetti dirimenti. Denominazione sociale, codice fiscale, sede, dati del socio unico e data di approvazione devono coincidere con quanto dichiarato nel frontespizio degli allegati e nei metadati della pratica. Disallineamenti possono causare rigetti o sospensioni della pratica, con allungamento dei tempi di pubblicità legale. Anche la denominazione del documento è utile alla chiarezza: titoli come “Decisione del socio unico di approvazione del bilancio d’esercizio al …” rendono immediata l’individuazione dell’oggetto.
Dopo la stesura e la sottoscrizione del verbale, si procede al deposito del bilancio e degli allegati tramite canali telematici del sistema camerale. In fase di invio si caricano bilancio in XBRL e, quando previsti, gli allegati in formato PDF/A, insieme al verbale di approvazione e ad eventuali altri documenti richiesti dallo specifico caso, come l’elenco soci nelle fattispecie in cui sia previsto o documenti relativi a eventuali decisioni connesse. Il soggetto che effettua la trasmissione firma digitalmente la pratica. Il termine di trenta giorni dalla data di approvazione è il riferimento operativo per il caricamento della pratica, e la ricevuta rilasciata dal sistema attesta l’avvenuta trasmissione, cui segue l’istruttoria camerale e la pubblicazione.
Vale la pena sottolineare che la natura unipersonale non modifica le regole sostanziali di approvazione e deposito del bilancio, ma incide sulla forma del verbale, trasformando la deliberazione assembleare in una decisione del socio unico. L’assenza di un modello ministeriale univoco non impedisce di adottare una struttura standard, purché contenga gli elementi essenziali: identificazione della società e del socio unico, data e luogo della decisione, oggetto con approvazione del bilancio e destinazione dell’utile o copertura della perdita, eventuali richiami alle relazioni di legge, incarico all’amministratore per il deposito e sottoscrizione del socio unico. Questi profili si ritrovano tanto nella prassi quanto nei richiami istituzionali collegati alla filiera della Comunicazione Unica e al ruolo del Registro delle Imprese, come descritto nel documento parlamentare citato e nelle pagine ufficiali del sistema camerale. Per un ulteriore inquadramento generale sul deposito bilanci e sugli standard documentali richiesti, è utile consultare periodicamente le sezioni informative del portale camerale, partendo da Registro Imprese, che raccoglie guide, circolari e aggiornamenti tecnici.
Nella redazione pratica si incontrano spesso errori facilmente evitabili. Uno dei più comuni è l’omissione della data della decisione o l’uso di una data non coerente con quella inserita nella pratica telematica. Altri errori ricorrenti riguardano il mancato esplicito richiamo alla destinazione dell’utile, l’assenza della firma del socio unico, oppure la mancata indicazione del luogo di adozione della decisione. A volte il verbale cita allegati o relazioni non effettivamente caricati in sede di deposito: meglio verificare che la documentazione menzionata nel testo sia effettivamente allegata nella pratica. È consigliabile, infine, apporre in chiusura una formula che dia atto dell’assenza di ostacoli all’esecuzione della decisione e del conferimento del mandato per il deposito, così da chiarire la piena efficacia dell’atto.
Per prevenire problemi operativi, conviene verificare prima dell’invio che il bilancio sia stato composto correttamente secondo gli standard XBRL in vigore all’epoca del deposito, che i file PDF/A rispettino i requisiti tecnici richiesti, che le firme digitali apposte siano valide e non scadute e che il contenuto del verbale sia perfettamente coerente con i dati riportati nei documenti contabili. Queste verifiche, pur non essendo richieste espressamente dal codice civile, discendono dalla necessità di superare positivamente i controlli automatici e l’istruttoria della Camera di Commercio. Qualora la società si avvalga di un intermediario professionista, è utile condividere il verbale in anticipo, così da consentire un controllo di coerenza tra testo dell’atto e tracciati della pratica.
Un’ultima raccomandazione riguarda il linguaggio del verbale. Sebbene non sia richiesto uno stile notarile, è preferibile un registro formale, con frasi sintetiche e prive di ambiguità. Espressioni come “viene approvato il bilancio di esercizio chiuso al …” e “si delibera di destinare l’utile come segue” aiutano a rendere l’atto immediatamente comprensibile. Ove la società disponga di uno statuto che prevede specifiche modalità di adozione delle decisioni per iscritto, anche mediante consultazione scritta o consenso espresso per iscritto, è utile richiamare la clausola statutaria o la previsione normativa che consente la forma adottata, tipicamente quella che disciplina le decisioni del socio unico. Questo accorgimento rinforza la conformità dell’atto allo statuto e alla legge e facilita l’attività di controllo da parte degli uffici.
Le fonti istituzionali confermano inoltre che il verbale di approvazione deve essere incluso tra gli allegati della pratica di deposito del bilancio e che non esiste un modello ministeriale obbligatorio, ma soltanto l’obbligo di rispettare gli elementi formali essenziali e i termini di deposito, oltre alle regole tecniche del sistema camerale. Per approfondire il quadro generale della Comunicazione Unica e degli adempimenti al Registro delle Imprese, è possibile consultare la documentazione parlamentare citata in precedenza. Per gli aspetti pratici di invio e per i servizi di deposito online, il portale ufficiale è raggiungibile all’indirizzo Registro Imprese. Questo articolo fornisce indicazioni di carattere generale e non sostituisce la consulenza professionale; in caso di particolarità societarie o contabili, è consigliabile un confronto con il consulente di fiducia.
Fac simile Verbale approvazione bilancio SRL unipersonale
Decisione del socio unico di approvazione del bilancio d’esercizio
Società: ________________ S.r.l. unipersonale
Sede legale: ________________
Codice Fiscale/Partita IVA: ________________
Iscrizione Registro delle Imprese di ________________, n. REA ________________
Capitale sociale sottoscritto e versato: € ________________
L’anno ________________, il giorno ________________, in ________________, il socio unico della società ________________ S.r.l. unipersonale, codice fiscale ________________, domiciliato/a in ________________ ovvero con sede in ________________ se persona giuridica, dichiara quanto segue.
Premesso che l’organo amministrativo ha predisposto il bilancio d’esercizio chiuso al ________________, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa, e che il socio unico ne ha preso visione insieme agli eventuali allegati di legge, ivi incluse la relazione sulla gestione e le relazioni dell’organo di controllo o del revisore, ove nominati o dovuti,
il socio unico assume la seguente decisione.
Si approva il bilancio d’esercizio della società, chiuso al ________________, così come predisposto dall’organo amministrativo, con i relativi allegati ove previsti. Si dà atto che il risultato dell’esercizio è pari a € ________________ e che pertanto si delibera la seguente destinazione dell’utile ovvero la seguente copertura della perdita, come di seguito specificato.
In caso di utile: si destina l’importo di € ________________ a riserva legale nei limiti di legge, l’importo di € ________________ a riserva straordinaria o ad altre riserve disponibili e si distribuisce al socio unico la somma di € ________________, con esigibilità a decorrere dal ________________ e pagamento mediante ________________. L’eventuale ritenuta fiscale sarà applicata secondo la normativa vigente.
In caso di perdita: si delibera di coprire la perdita mediante utilizzo delle seguenti riserve disponibili per € ________________, rinvio a nuovo per € ________________ ovvero mediante le ulteriori operazioni nei limiti consentiti dalla legge e dallo statuto, come da dettaglio contenuto nella nota integrativa. Ove necessario, l’organo amministrativo è incaricato di proporre all’assemblea o al socio unico gli interventi sul capitale previsti dalla normativa in caso di perdite rilevanti.
Si prende atto dell’assenza di ostacoli di legge o statuto all’esecuzione della presente decisione. Si conferisce all’organo amministrativo ogni più ampio potere per porre in essere gli adempimenti conseguenti e necessari, ivi incluso il deposito del bilancio approvato e del presente verbale presso il Registro delle Imprese competente entro il termine di legge, con trasmissione telematica mediante Comunicazione Unica, allegando i documenti richiesti e apponendo le firme digitali necessarie.
Qualora siano presenti la relazione sulla gestione o le relazioni dell’organo di controllo o del revisore, se ne prende atto e se ne conferma il deposito congiunto. Qualora non sia nominato alcun organo di controllo né il revisore e non sussista l’obbligo di redigere la relazione sulla gestione, si dà atto di tale circostanza.
La società mantiene la qualifica di unipersonale; ove intervenute variazioni, si prende atto degli adempimenti di pubblicità connessi e si conferisce mandato all’organo amministrativo per curarne l’esecuzione nei termini di legge.
La presente decisione è redatta in forma scritta, viene trascritta nel libro delle decisioni dei soci e viene sottoscritta dal socio unico. Ove il socio unico coincida con l’amministratore, il medesimo sottoscrive anche in qualità di verbalizzante; in caso contrario, il verbale può essere sottoscritto anche dall’amministratore quale verbalizzante.
Luogo e data: ________________
Il Socio Unico
Nome e Cognome / Denominazione: ________________
Codice Fiscale: ________________
Firma: ________________
L’Amministratore / Verbalizzante (se diverso)
Nome e Cognome: ________________
Codice Fiscale: ________________
Firma: ________________
Si allega al presente verbale, quale parte integrante, il bilancio d’esercizio chiuso al ________________ e la documentazione prevista dalla legge e dallo statuto, come sopra richiamata.
Attesto che il presente documento corrisponde alla volontà espressa dal socio unico e che nulla osta alla sua esecuzione.
Firma del Socio Unico: ________________
Firma dell’Amministratore / Verbalizzante: ________________
