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Il verbale di insediamento del revisore unico in una S.r.l. è un tassello fondamentale di governance: documenta formalmente l’avvio dell’incarico, fotografa le dichiarazioni iniziali di indipendenza e di assenza di cause di ineleggibilità o incompatibilità, registra la presa in carico della documentazione e crea una traccia operativa per gli adempimenti verso il Registro delle Imprese. Anche se non esiste un modello ministeriale ufficiale, la sua redazione segue prassi consolidate e si fonda sui riferimenti del Codice Civile e delle norme sulla revisione legale. Un verbale ben costruito evita contestazioni interne, agevola la corretta tenuta della documentazione societaria e rende più fluida la fase di avvio del lavoro del revisore.
Come scrivere il Verbale insediamento revisore unico SRL
Scrivere un verbale di insediamento efficace significa tradurre in un documento chiaro e completo i presupposti giuridici della nomina, le dichiarazioni necessarie a garantire indipendenza e idoneità del revisore e gli adempimenti iniziali di carattere operativo. La cornice normativa di riferimento è l’articolo 2477 del Codice Civile, che disciplina i casi in cui la S.r.l. è tenuta a nominare un organo di controllo o un revisore legale dei conti; il testo vigente dell’articolo è consultabile su Normattiva, portale ufficiale della normativa italiana. L’obbligo è stato ridefinito dal Codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza e dalle modifiche successive, e quando ricorrono i presupposti dimensionali la società deve provvedere alla nomina del revisore legale o dell’organo di controllo, potendo optare per il revisore unico. A valle della delibera assembleare o della decisione dei soci, l’insediamento del revisore si formalizza con un verbale che resta agli atti della società e che, in via sostanziale, costituisce la base documentale per le comunicazioni al Registro delle Imprese.
Dal punto di vista contenutistico, il verbale non ha una forma obbligatoria di legge, ma segue una struttura consolidata. La parte iniziale riporta la data, l’ora e il luogo in cui il revisore si insedia, l’identificazione completa del soggetto che assume l’incarico con i relativi dati anagrafici e professionali e i riferimenti alla delibera di nomina, includendo gli estremi dell’assemblea o della decisione dei soci che hanno disposto l’incarico e la sua durata. È utile che il verbale espliciti se il compenso è stato determinato e in quale misura, ove tale informazione sia già definita, o se la quantificazione avverrà con separato accordo scritto coerente con l’incarico conferito.
Una parte centrale del verbale è rappresentata dalla dichiarazione di accettazione dell’incarico e dall’affermazione di insussistenza di cause di ineleggibilità, incompatibilità o di impedimento all’esercizio indipendente delle funzioni. Sul piano ordinamentale, l’attività di revisione legale è disciplinata dal quadro normativo nazionale, ed è prassi che il revisore attesti nel verbale di essere iscritto al Registro dei revisori legali del Ministero dell’Economia e delle Finanze e di non trovarsi in alcuna situazione che comprometta indipendenza e obiettività. Questa dichiarazione non è meramente formale, perché anticipa i presidi deontologici che contraddistinguono la revisione legale: evitare legami finanziari significativi con la società, incarichi gestionali o interessi che possano condizionare il giudizio, rapporti di parentela con amministratori nelle misure in cui la legge o i principi di indipendenza li considerano critici. Inserire tali precisazioni rafforza l’efficacia probatoria del verbale in caso di verifiche o contestazioni.
Il verbale di insediamento documenta anche la presa in carico della documentazione societaria rilevante. In questa prima fase, il revisore chiede e riceve generalmente lo statuto vigente, il libro delle decisioni dei soci con la delibera di nomina e i verbali più recenti, i bilanci approvati e depositati, l’eventuale relazione del revisore uscente, la situazione contabile generale aggiornata, le principali procedure amministrativo-contabili, l’organigramma amministrativo, il fascicolo fiscale e le principali evidenze in tema di sistemi informativi contabili e di gestione documentale. Non si tratta di un inventario esaustivo, ma di un nucleo minimo di elementi utili per avviare il lavoro in coerenza con gli standard professionali. La descrizione della documentazione ricevuta, inserita direttamente nel corpo del verbale oppure allegata in un elenco, facilita la tracciabilità e riduce i rischi di equivoci operativi.
Accanto alla presa in carico della documentazione, il verbale può includere un paragrafo che sintetizza gli adempimenti iniziali programmati dal revisore. È prassi indicare la pianificazione delle prime attività, per esempio la richiesta di accesso ai libri sociali e alle scritture contabili, la calendarizzazione di un incontro con l’organo amministrativo per l’illustrazione dell’organizzazione contabile e dei processi di chiusura, l’intenzione di definire una lettera di incarico operativa in cui dettagliare approccio, comunicazioni e deliverable, l’avvio delle verifiche preliminari sul sistema amministrativo-contabile e la definizione di un canale di comunicazione formale con la direzione amministrativa. Questo passaggio non sostituisce il programma di revisione, ma lo prefigura e ne conferma la corretta impostazione metodologica.
Dal punto di vista societario, l’insediamento del revisore e l’accettazione dell’incarico hanno riflessi sugli adempimenti verso il Registro delle Imprese. Le Camere di Commercio richiedono che la nomina, l’accettazione e gli estremi del revisore siano comunicati tramite pratica telematica, nell’ambito delle comunicazioni di legge curate dalla società. È possibile approfondire le indicazioni operative consultando la documentazione delle Camere di Commercio, come nel vademecum pubblicato da una Camera territoriale all’indirizzo Camera di Commercio. La tenuta del verbale di insediamento supporta la correttezza della pratica telematica, perché consente di attestare con precisione i dati rilevanti e la data di accettazione. La società, tramite i propri amministratori o professionista incaricato, provvede senza indugio alla trasmissione telematica della nomina al Registro delle Imprese, con gli allegati richiesti e nel rispetto delle finestre temporali previste per gli adempimenti societari.
È consigliabile che il verbale precisi anche il regime di conservazione e le modalità di sottoscrizione. La firma autografa del revisore è idonea per la copie che rimangono agli atti sociali; ove si decida di produrre una copia digitale, la sottoscrizione con firma digitale attribuisce certezza sulla provenienza e sull’integrità del documento. Ai fini della corretta tenuta documentale, il verbale va conservato nel fascicolo societario dedicato alla funzione di revisione o, quando tenuto, nel libro delle adunanze e delle decisioni dell’organo di controllo, sebbene per il revisore unico questo libro possa non essere formalmente previsto dallo statuto. È buona pratica, in ogni caso, assicurare che la società disponga di una copia conforme e che al revisore sia rilasciata una ricevuta di consegna della documentazione acquisita o una distinta di presa in carico.
Per garantire qualità redazionale e coerenza, la struttura del verbale segue una sequenza logica. Dopo l’intestazione, si inserisce un breve preambolo che ricorda la decisione dei soci, il contesto normativo e la data di efficacia della nomina. Segue la sezione di identificazione del revisore e il richiamo agli estremi della delibera, quindi la dichiarazione di accettazione dell’incarico. A questa si affianca la dichiarazione di assenza di cause ostative, che può citare, in modo sintetico, le regole di indipendenza e le situazioni di incompatibilità previste dalla normativa sulla revisione legale. È poi opportuno riportare la descrizione della documentazione ricevuta o richiesta, l’eventuale programmazione delle attività iniziali, l’indicazione degli adempimenti verso il Registro delle Imprese e la clausola finale sull’entrata in funzione e sulla decorrenza dell’incarico.
Nel dettaglio, è utile che il verbale indichi chiaramente l’oggetto dell’incarico, cioè se al revisore unico sia affidata la sola revisione legale del bilancio ai sensi della normativa vigente o anche funzioni di controllo legale diverse previste dallo statuto, e che precisi la durata dell’incarico e la data di scadenza, tenendo conto delle regole di rinnovo o di cessazione. Il documento dovrebbe poi specificare il perimetro organizzativo entro cui il revisore svolgerà le verifiche, le modalità delle comunicazioni periodiche con l’organo amministrativo e, se previsto dall’assetto interno, con l’organo di controllo o con il collegio sindacale qualora fosse presente. Chiarezza in questa fase riduce il rischio di sovrapposizioni e conflitti di competenze.
Sotto il profilo della sostanza, l’insediamento del revisore non va interpretato come un adempimento burocratico isolato, ma come l’atto che attiva le responsabilità e i diritti correlati all’incarico. Dal momento della sottoscrizione del verbale, il revisore assume l’obbligo di vigilare in coerenza con i principi di revisione applicabili e di mantenere i requisiti di indipendenza per l’intera durata dell’incarico, oltre a quello di astenersi e segnalare tempestivamente eventuali cause sopravvenute di incompatibilità. Simmetricamente, la società è tenuta a garantire accesso tempestivo e completo alla documentazione e a collaborare in buona fede nella predisposizione delle informazioni richieste per l’esecuzione dell’incarico.
Una corretta redazione del verbale attenua i rischi di contestazioni su profili delicati come la durata dell’incarico, la definizione del compenso e l’ampiezza del perimetro di revisione. È frequente che le controversie sorgano quando non è chiaro il momento di decorrenza dell’incarico o quando la società non ha formalizzato con sufficiente precisione la delibera di nomina. Inserire nel verbale la data di efficacia, l’indicazione del bilancio o del periodo cui si riferisce la prima revisione e un rinvio alla delibera assembleare con i relativi estremi evita incertezze. Analogamente, una frase che rammenta che la determinazione del compenso avviene secondo criteri di adeguatezza rispetto all’ampiezza dell’incarico e ai principi professionali, o che rinvia a un separato accordo scritto, previene fraintendimenti.
Sul fronte degli adempimenti esterni, rimane fermo che la comunicazione della nomina, con indicazione dell’accettazione e degli estremi identificativi del revisore, deve essere eseguita a cura della società mediante pratica telematica al Registro delle Imprese. Per contesto e indicazioni, è utile fare riferimento ai materiali informativi messi a disposizione dal sistema camerale, come la guida operativa disponibile presso la Camera di Commercio. Il quadro generale della disciplina societaria, per contro, rimanda all’articolo 2477 del Codice Civile, consultabile su Normattiva. In assenza di un modello ministeriale per il verbale, la prassi professionale dei dottori commercialisti e dei revisori legali costituisce la bussola per un’impostazione efficace e conforme.
Nell’elaborazione linguistica, privilegiare un tono formale, periodi chiari e privi di ambiguità e la segmentazione in paragrafi coesi favorisce la leggibilità. L’uso di formule fisse non è obbligatorio ma aiuta nella coerenza: una frase di apertura che certifichi l’insediamento, la sequenza delle dichiarazioni di accettazione e indipendenza, la presa in carico dei documenti e la parte conclusiva sull’entrata in funzione forniscono all’atto una struttura facilmente riconoscibile. La lunghezza del verbale può variare in funzione della complessità della società e dell’ampiezza delle informazioni disponibili al momento dell’insediamento; ciò che conta è che tutte le informazioni essenziali trovino una collocazione chiara e rintracciabile.
Infine, una nota operativa sul coordinamento con la vita societaria: è buona prassi che il rappresentante legale, o un amministratore delegato, prenda atto del verbale apponendo la firma per presa visione o con un’apposita nota in calce. Questo non muta la natura del verbale, che resta documento del revisore, ma rafforza il circuito di comunicazione e collaborazione. Allo stesso modo, la società può allegare al verbale un elenco dei documenti consegnati e sottoscriverlo per ricevuta, così da creare un tracciato ordinato delle responsabilità nella conservazione e nella gestione degli originali.
Fac simile Verbale insediamento revisore unico SRL
VERBALE DI INSEDIAMENTO DEL REVISORE LEGALE UNICO DELLA SOCIETÀ A RESPONSABILITÀ LIMITATA
In data ________________ alle ore ________________ presso ________________ si è insediato il Revisore Legale Unico della società ________________, con sede legale in ________________ CAP ________________ Comune ________________ Provincia ________________ Codice fiscale e numero d’iscrizione al Registro delle Imprese ________________ numero REA ________________ indirizzo PEC ________________.
Il sottoscritto ________________ nato a ________________ il ________________ codice fiscale ________________ iscritto al Registro dei Revisori Legali al n. ________________ con domicilio professionale in ________________ PEC ________________ telefono ________________ in qualità di Revisore Legale Unico nominato dalla società sopra indicata, redige il presente verbale di insediamento ai sensi delle vigenti disposizioni di legge e delle prassi professionali applicabili.
Premesso che la decisione dei soci del ________________ verbalizzata nel libro delle decisioni dei soci al n. ________________ ha disposto la nomina del sottoscritto quale Revisore Legale Unico della società, con decorrenza ________________ e durata dell’incarico fino all’approvazione del bilancio relativo all’esercizio chiuso al ________________ e che il compenso per l’incarico è stato determinato in ________________ oltre accessori di legge ovvero sarà definito con separato accordo scritto coerente con l’incarico conferito, il sottoscritto dichiara quanto segue.
Il sottoscritto accetta l’incarico di Revisore Legale Unico della società ________________ e attesta l’insussistenza di cause di ineleggibilità, incompatibilità o di impedimento all’esercizio indipendente delle funzioni con riferimento alla normativa vigente in materia di revisione legale e alle regole deontologiche e di indipendenza applicabili. Dichiara altresì di non intrattenere rapporti, interessi o situazioni tali da compromettere l’obiettività del giudizio professionale, di non ricoprire incarichi gestionali o di controllo in società in potenziale conflitto di interessi e di impegnarsi a comunicare tempestivamente alla società l’eventuale sopravvenienza di cause ostative.
Il sottoscritto prende visione e riceve dalla società la documentazione ritenuta necessaria per l’avvio dell’incarico, inclusi, ove disponibili alla data odierna, statuto vigente, decisione di nomina, bilanci approvati e depositati con le relative relazioni, situazione economico-patrimoniale aggiornata alla data di ________________, principali procedure amministrativo-contabili e organizzative, organigramma dell’area amministrazione finanza e controllo, informazioni sui sistemi informativi contabili in uso. La società si impegna a mettere a disposizione ogni ulteriore documento che verrà richiesto per l’esecuzione dell’incarico nei tempi utili, incluse le scritture contabili, i libri sociali e la documentazione fiscale e contrattuale rilevante.
Il sottoscritto comunica che le prime attività operative saranno orientate alla comprensione del sistema amministrativo-contabile della società, alla pianificazione delle procedure di revisione e alla definizione di un calendario di incontri con l’organo amministrativo e con la direzione amministrativa. La società è invitata a designare un referente per i rapporti con il revisore, a garantire accesso ai dati e ai locali aziendali e a concordare modalità e tempistiche di trasmissione della documentazione. È altresì richiesto che siano fornite le credenziali o le modalità di consultazione dei libri sociali e dei registri contabili, nel rispetto delle procedure interne di sicurezza e di riservatezza.
Con riferimento agli adempimenti societari, la società provvederà a curare la comunicazione della nomina e dell’accettazione dell’incarico al Registro delle Imprese, con l’indicazione degli estremi identificativi del sottoscritto e degli altri dati richiesti dalla normativa vigente, tramite la predisposizione e l’invio della pratica telematica nei termini di legge. Ai fini di tale adempimento, il presente verbale riporta la data di insediamento e le dichiarazioni di accettazione e di insussistenza di cause ostative.
Il sottoscritto dichiara che l’incarico comprende la revisione legale del bilancio d’esercizio della società e ogni altra attività connessa o strumentale prevista dalla legge e dallo statuto, nel rispetto dei principi di revisione applicabili e delle regole deontologiche e di indipendenza. L’attività sarà svolta con la collaborazione della struttura amministrativa della società, alla quale si richiede piena e tempestiva cooperazione, nonché la comunicazione di ogni fatto rilevante ai fini della revisione di cui il management venga a conoscenza.
Il presente verbale è letto, approvato e sottoscritto in n. ________________ esemplari, dei quali uno è consegnato alla società per la conservazione negli atti sociali e uno è trattenuto dal sottoscritto per il proprio fascicolo di lavoro. Ove prodotto in forma digitale, il documento è sottoscritto con firma digitale ai sensi della normativa vigente; ove in forma cartacea, è sottoscritto con firma autografa. La società prende atto del presente verbale e si impegna a conservare copia conforme e a rilasciare attestazione della documentazione consegnata al sottoscritto.
Decorrenza dell’incarico: ________________
Scadenza dell’incarico: ________________
Compenso: ________________
Luogo e data: ________________
Il Revisore Legale Unico
________________
Per presa d’atto
Il legale rappresentante della società ________________
________________
Allegati, se presenti: distinta della documentazione ricevuta dalla società alla data odierna sottoscritta dal rappresentante legale o da un delegato; eventuale copia della delibera o della decisione dei soci di nomina. Nel caso in cui la documentazione non sia allegata, la società si impegna a fornirla entro ________________ giorni dalla data del presente verbale, salvo diversa richiesta del revisore.
Note operative del revisore, se del caso: ________________
Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi della normativa vigente, resa dalla società al sottoscritto e dal sottoscritto alla società, con riferimento ai dati trattati per l’esecuzione dell’incarico: ________________
Il presente verbale entra in vigore dalla data indicata e il sottoscritto dichiara di essere in possesso dei requisiti professionali e di onorabilità previsti dalla legge, impegnandosi a mantenere per l’intera durata dell’incarico i presidi di indipendenza, obiettività e riservatezza e a comunicare tempestivamente alla società ogni circostanza che possa incidere sull’esercizio dell’incarico.
