In questa guida spieghiamo in cosa consiste il foglio presenze e mettiamo a disposizione un fac simile Excel di foglio presenze mensili dipendenti da utilizzare come esempio per la realizzazione di questo documento.
Ogni azienda prende scrupolosamente nota dei movimenti delle sue risorse lavorative, soprattutto per quello che riguarda i dipendenti. Ogni dipendente è legato all’azienda, presso la quale presta servizio, con un contratto di lavoro che ne stabilisce i doveri reciproci, e nel quale sono indicate le ore di lavoro da svolgere e la loro distribuzione nell’arco del periodo, che sia settimanale o mensile. Lo strumento più consono, per tenere traccia di tutto ciò, è il foglio presenze dei dipendenti. Infatti, tutti gli impiegati, a qualsiasi grado appartengano, hanno l’obbligo di conformarsi agli orari di lavoro e a segnare, sul foglio presenze, i propri movimenti. Generalmente c’è un addetto dell’Ufficio Personale a controllare che venga compilato correttamente. Altre volte c’è un computer che registra le segnalazioni del rilevatore all’ingresso. Ma comunque, alla fine, quello che ne esce è un tabulato dei movimenti degli impiegati.
Caratteristiche del Foglio Presenze
La struttura del foglio presente che deve essere compilato da ogni dipendente è molto semplice.
In un documento di questo tipo troviamo infatti le seguenti informazioni
Nome dell’azienda.
Nome e Cognome del lavoratore.
Mese ed anno di riferimento.
Giorni del mese in cui inserire i dati di presenza e assenza.
Questo è, in sintesi, lo schema tipico di un foglio presenze. Vediamo come si compila.
Come Compilare il Foglio Presenze
Il responsabile prepara il foglio giornaliero, con i nomi dei dipendenti prestampati nella prima colonna, limitandosi ad aggiungere la data del giorno e l’orario di pausa obbligatoria. Gli altri campi devono rimanere in bianco, ed essere compilati, riga per riga, accanto al nome del dipendente. All’ingresso ogni dipendente segna, accanto al suo nome, orario di ingresso e firma. Stesso rituale compirà quando esce, mettendo orario e firma. Se gli è stato assegnato del lavoro straordinario, segnerà ugualmente orario di ingresso e di uscita, con le rispettive firme. Ma si possono verificare situazioni eccezionali, ed anche queste vanno segnate sul foglio presenze. Vediamo quali.
Può capitare che il dipendente non si presenti in azienda. Magari è indisposto, o ha avuto un contrattempo, o ha chiesto un giorno di permesso, oppure sta godendo delle ferie lavorative annuali. Sarà il responsabile del foglio presenze, in questo caso, che metterà, nel campo Nota, una sigla che corrisponde allo stato del dipendente, o alle ragioni dell’assenza. Per esempio, Ag per un’assenza giustificata, Ai quando aspetta di avere dei documenti che giustifichino la richiesta, P se ha chiesto un giorno di motivi personali, F se è in ferie, M se è in malattia. Queste sono le sigle più comuni. Per le altre cause basta un asterisco, con richiamo in fondo pagina e motivazione in chiaro. Ma tutto ciò può essere facilmente digitalizzato.
La digitalizzazione del foglio presenze ormai è di norma per qualsiasi azienda abbia più di un paio di dipendenti. I programmi di elaborazione, dei fogli presenze, risalgono ai tempi delle schede perforate, e dell’orologio col cartellino per il personale. Oggi invece basta passare il badge sul sensore magnetico, e un programmino rileva automaticamente entrata e uscita, registrandoli in un file elettronico, che viene stampato a fine giornata. Ma il processo non è mai completamente automatico, perché la macchina può registrare solo le presenze, mentre, per qualsiasi altra incombenza, deve intervenire manualmente un addetto alle risorse umane. Del resto, per quanto non esista una normativa che obbliga le aziende a registrare i movimenti dei dipendenti, il foglio presenze, e la precisione con la quale viene redatto, sono importantissimi. Vediamo per quale ragione.
Gli impegni, di un’azienda con dipendenti, sono diversi. Per iniziare c’è l’obbligo di riconoscere e versare il salario a ciascun dipendente. Poi c’è da versare, sempre per ognuno, le spettanze previdenziali all’INPS. Poi bisogna accantonare le quote per le mensilità aggiuntive, tredicesima e quattordicesima, e quelle annuali di Trattamento Fine Rapporto, il TFR. E tutte queste quote dipendono dai giorni di presenza, e dal numero di ore lavorative effettuate, sia ordinarie che straordinarie, calcolate con i dati che vengono estrapolati dal foglio presenze, per fare fronte alle varie incombenze.
Al commercialista, ogni fine mese, va consegnata la copia fedele e completa del foglio presenze, perché deve adempiere a tutti gli obblighi in scadenza, ed aggiornare la contabilità aziendale. Infatti tocca a lui compilare gli statini paga di ogni dipendente, oltre che i blocchetti dei buoni pasto. Poi dovrà versare all’Inps le quote di competenza, e fare lo stesso per l’Inail. Dovrà anche accantonare, in un fondo a parte, o almeno segnare sui libri contabili, le mensilità aggiuntive e il TFR. E, alla fine, gli toccherà aggiornare la situazione contabile, e pagare i dipendenti. E tutto questo facendo affidamento ad un documento, cioè il foglio presenze, che, se contiene una sola inesattezza, manda all’aria tutta la contabilità.
Fac Simile Foglio Presenze Excel
Il fac simile foglio presenze Excel presente in questa pagina può essere scaricato sul proprio computer e utilizzato come esempio. Si tratta di un modello molto semplice, da modificare in base alle proprie esigenze.
